Pengenalan dan Definisi Contingency Measures

Dalam modul 6, iaitu Contingency Measures, kita telah mempelajari berkaitan dengan punca dan kesan daripada bencana secara semula jadi, bencana buatan manusia, dan juga daripada serangan malware yang memberi kesan yang sangat besar kepada komputer. Selain itu juga, modul ini memberi kita maklumat untuk kita mengambil langkah-langkah keselamatan supaya kita bersedia menghadapi sebarang ancaman daripada bencana-bencana ini. Ianya sangat berisiko yang boleh mengakibatkan gangguan, kerosakan, dan kegagalan sistem komputer. Jadi, kita perlulah melakukan langkah-langkah persediaan awal seperti melakukan backup/salinan data maklumat yang penting supaya sekiranya berlaku sebarang bencana atau serangan malware, kita masih lagi mempunyai salinan pendua sekiranya data maklumat yang asal telah rosak, hilang, atau musnah.

Cuba kita lihat kesan daripada berlakunya bencana seperti ribuan kematian, kecederaan, kerosakan harta benda, dan kerugian beribu-ribu ringgit yang boleh menjejaskan ekonomi negara. Begitu juga dengan komputer yang terdapat maklumat-maklumat penting didalamnya. Memandangkan bencana alam berlaku tanpa diduga oleh manusia, tanpa persediaan atau tidak mengambil langkah-langkah persediaan terhadap maklumat-maklumat penting didalam sistem komputer, maka data-data tersebut akan rosak dan hilang begitu sahaja. Oleh itu, ia sangat merugikan dan mendatangakan banyak permasalahan.

Selain daripada kesan daripada bencana, kehadiran atau kewujudan malware, iaitu sejenis program kecil yang direka untuk merosakkan data maklumat, yang berniat jahat dan berhasad dengki juga mendorong berlakunya kerosakan fail-fail data dan sistem komputer itu sendiri. Bezanya, malware sangat mudah merebak dan boleh menjangkiti ke komputer lain dan juga melalui rangkaian, seterusnya mengakibatkan data menjadi rosak, gagal, dan hilang.

Oleh itu, diantara langkah-langkah pencegahan dan keselamatan yang perlu diambil adalah dengan melakukan backup/salinan pendua maklumat data yang penting pada media storan yang lain seperti Pendrive, External Hard Disk, Compact Disk, dan sebagainya. Selain itu juga, penggunaan Antivirus dapat mengimbas, mengesan, mengkuarantin, membersih, membaiki, dan juga membuang malware terutamanya virus yang menjangkiti komputer dan maklumat-maklumat data didalamnya. Didalam modul ini juga kita telah mempelajari bagaimana untuk melakukan proses burning data ke Compact Disk dan menggunakan perisian Get Data Back, dalam usaha untuk kita menyelamatkan data-data penting daripada hilang/rosak/musnah.

Rumusan Staff Development

Dalam modul ini, dapat kita rumuskan bahawa pengurusan kakitangan adalah satu proses yang penting didalam sesebuah organisasi dan syarikat. Biasanya pengurusan melibatkan kakitangan ini diuruskan oleh Jabatan Sumber Manusia (Human Resource Department) organisasi dan syarikat tersebut. Jabatan ini bertanggungjawab untuk menguruskan berkaitan pekerjaan kakitangan seperti perlantikan baru, latihan kakitangan, dan penilaian prestasi kakitangan.

Seperti yang kita sedia maklum, untuk meningkatkan kecekapan kakitangan, mereka akan dinilai melalui penilaian prestasi kerja dan mereka perlu menjalani training atau latihan seperti kursus, seminar, latihan industry, pameran, bengkel, dan lain-lain lagi berdasarkan keputusan dan keperluan berkaitan dengan pekerjaan mereka. Ini membolehkan kakitangan sentiasa peka dan melakukan kerja dengan lebih cemerlang.

Selain daripada itu, dalam modul ini juga kita telah mempelajari topic pengucapan awam (public speaking). Pengucapan awam bermaksud bercakap didepan lebih daripada satu orang (audience). Proses ini melibatkan dua pihak iaitu pengucap (speaker) dan listener (pendengar). Pengucapan awam melatih kita untuk lebih berkeyakinan, dapat berkomunikasi dan berinteraksi dengan baik, dan dapat melakukan penyampaian dengan berkesan. Secara tidak langsung, pengucapan awam ini dapat melatih kita berkomuikasi didepan orang ramai dan memberi banyak manfaat apabila menempuh bidang pekerjaan nanti.

Akhir sekali, kita juga mempelajari tentang keperluan memantau kekemasan kawasan kerja. Gerak kerja ini telah dipraktikkan didalam makmal kita. Seperti yang kita sedia maklum, kebanyakkan organisasi dan syarikat menggunakan konsep 5S yang merupakan system dan budaya kerja orang Jepun iaitu Seiri (sisih), Seiton (susun), Seiso (sapu), Seiketsu (seragam), dan Shitsuke (sentiasa amal). Konsep ini memberi banyak manfaat dan kebaikannya. Selain suasana dan persekitaran kerja yang bersih, ia juga dapat memberi keyakinan, motivasi, dan seterusnya meningkatkan kecekapan prestasi yang cemerlang.

Isi-Isi Penting dan Maklumat Tentang Staff Development

Pendahuluan

Latihan dan pembangunan pekerja ialah aktiviti organisasi yang penting kerana pengaruhnya terhadap produktiviti pekerja. Bahagian pengrekrutan dan pemilihan berperanan membawa masuk pekerja-pekerja kedalam organisasi. Orientasi dan latihan membantu pekerja baru untuk menjadi pekerja yang produktif dalam organisasi tersebut dan pekerja yang berpengalaman dapat menerima perubahan dan kehendak kerja. Program pembangunan memberi pekerja peluang untuk berkembang dan maju dalam kerjaya samada dalam atau di luar organisasi. Penilaian Perlaksanaan tugas dijalankan untuk pekerja-pekerja baru dan berpengalaman dalam mengenalpasti latihan tambahan dan pembangunan. Keseluruhan proses tersebut meningkatkan kualiti sumber manusia organisasi tersebut, dimana ia memenuhi kehendak pekerja dan seterusnya menyumbangkan kearah kelancaran pergerakan organisasi.

1.1 Definasi Latihan (Training)
 

ü  Latihan adalah merujuk pada segala usaha terancang organisasi untuk memudahkan pembelajaran tingkah laku kerja yang tertentu. Usaha ini bertujuan memperbaiki prestasi semasa dan prestasi masa depan pekerja dengan meningkatkan kebolehan pekerja melakukan tugas-tugas mereka supaya objektif-objektif organisasi dapat dicapai. Kebolehan pekerja dapat dipertingkatkan dengan mengubah sikap mereka atau menambah kemahiran dan pengetahuan mereka.

ü  Latihan terdiri dari program terancang yang direka bentuk untuk menambahbaikan prestasi diperingkat individu, kumpulan, dan/atau organisasi. Prestasi yang bertambah baik, sebaliknya, menyiratkan bahawa telah terdapat perubahan yang dapat diukur dalam pengetahuan, kemahiran, sikap dan/atau kelakuan sosial.

ü  Latihan adalah usaha/ikhtiar untuk menambahkan pengetahuan , kemahiran dan tingkahlaku yang diperlukan dalam melaksanakan sesuatu perkara yang berkaitan dengan kerja. Motifnya adalah untuk memperbaiki prestasi pekerja dengan cara yang khusus. Latihan adalah merujuk kepada aktiviti dan pengalaman yang direkabentuk untuk membangunkan kemahiran, pengetahuan , dan kelakuan atas arahan organisasi. Latihan selalunya berkait rapat dengan tugas-tugas yang khusus atau yang berkaitan dengan kerja dan ia direkabentuk untuk mengajar kemahiran yang baru atau mempertingkatkan kemahiran yang ada. Latihan juga termasuk dalam penyediaan pekerja untuk melakukan tugas baru.

ü  Satu proses perancangan untuk merubah tingkahlaku, pengetahuan atau kemahiran melalui pengalaman pembelajaran dalam mencapai kejayaan yang berkesan melalui sesuatu aktiviti atau pelbagai aktiviti. Tujuanya adalah untuk, (dalam suasana kerja) meningkatkan keupayaan seseorang dan memuaskan kehendak semasa serta masa depan tahap guna tenaga organisasi tersebut.

Definasi Pembangunan (Development)

ü  Pembangunan adalah proses dimana individu itu belajar melalui pengalaman untuk menjadi lebih mahir. Motifnya adalah untuk menggunakan kemahiran dan pengetahuan yang telah diberikan dalam latihan-bukan setakat prestasi semasa malah prestasi masa depan. Ia melibatkan konsep perkembangan psikologi, tahap kematangan dan menambahkan keyakinan diri.

ü  Pembangunan adalah merujuk kepada penambahan keupayaan pekerja dalam mempertingkatkan kerjaya di masa hadapan dengan menekankan keyakinan diri dan kemahiran membuat keputusan.

ü  Perkembangan atau realisasi keupayaan seseorang, melalui pembelajaran sedar atau tidak sedar. Program pembangunan selalunya meliputi elemen pembelajaran terancang dan pengalaman, dan selalunya disokong oleh seorang pengajar atau guru kaunseling.

ü  Secara tradisinya, pekerja tingkat rendah "dilatih", sementara pekerja tingkat atas "dibangunkan". Perbezaan ini, yang memusatkan pada pembelajaran kemahiran menggunakan tangan dibandingkan dengan kemahiran antara perorangan dan pembuatan keputusan. Latihan dan pembangunan adalah bidang yang khusus untuk membantu pihak pengurusan. Program latihan dan pembangunan keseluruhanya adalah bidang yang rumit dan kompleks. Dalam organisasi yang kecil, latihan dan pembangunan boleh menjadi mudah, cuma arahan dari penyelia organisasi.

Tujuan Latihan

Tujuan utama diadakan latihan adalah untuk memastikan bahawa organisasi tersebut dapat mencapai pulangan yang memuaskan daripada pelaburan yang dibuat, terutamanya daripada sumber yang paling penting (dan yang paling mahal) iaitu pekerja mereka. Oleh sebab itu, tujuan utama latihan adalah mencapai sebarang perubahan dalam pengetahuan , kemahiran, pengalaman, tingkahlaku, atau perangai yang mana melonjakkan keupayaan seseorang pekerja itu. Latihan perlu diadakan apabila wujud suatu jurang kelainan antara kebolehan seseorang individu dengan keperluan kerjanya, iaitu prestasinya berbeza daripada prestasi yang dikehendaki oleh majikan. Khususnya, antara tujuan latihan adalah:

1. Untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja dalam bidang-bidang yang tertentu.
2. Untuk menyesuaikan pekerja dengan sistem baru, prosedur dan cara kerja akibat daripada kemajuan teknologi yang menyebabkan perubahan..
3. Menolong pekerja lama dan pekerja baru menyesuaikan diri dengan kehendak sesuatu kerja baru dalam organisasi.
4. Terdapat pekerja baru.

Memperkenalkan Strategi Latihan

Latihan, adalah sama dengan perancangan aktiviti lain dalam sesebuah organisasi dimana ianya mestilah dirancang dan selari dengan kehendak strategi korporat. Misi dan tujuan organisasi tersebut akan menentukan objektif organisasi. Objektif tersebut seterusnya akan menentukan jumlah, tahap, dan jenis pekerja yang diperlukan. Untuk kerja individu, sepatutnya terdapat garispanduan yang menentukan kehendak sesuatu pekerjaan dan seterusnya ianya akan menentukan samada pelajaran, pengetahuan, dan kemahiran yang perlu diketahui. Apabila kehendak pekerjaan telah diketahui, langkah seterusnya ialah menganalisa sebarang kekurangan terhadap individu itu bagi memungkinkan pekerja tersebut dapat menjalankan tugasnya dengan sempurna.

Satu pendekatan yang boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan ialah dengan analisis keperluan. Analisis ini bertujuan untuk menentukan keadaan sebenar dan membandingkannya dengan keadaan yang dikehendaki. Sekiranya prestasi kerja yang sebenar kurang daripada prestasi kerja yang dikehendaki dan keadaan ini dapat diperbetulkan melalui latihan (iaitu melalui perubahan dari segi pengetahuan, kemahiran, atau sikap pekerja), maka di sini program latihan diperlukan. Analisis keperluan boleh dibahagikan kepada analisis organisasi, analisis tugas, dan analisis individu.. Tetapi penaksiran keperluan latihan adalah analisis organisasi, analisis operasi dan analisis individu. 

Analisis Organisasi

Tujuan utama analisis organisasi adalah untuk menentukan bahagian dalaman organisasi yang memerlukan latihan dan strategi organisasi. Lazimnya setiap bahagian organisasi mempunyai keperluan latihan yang tersendiri. Analisis ini melibatkan penelitian terhadap matlamat organisasi, sumber organisasi, budaya organisasi dan hubungan organisasi dengan alam persekitaran luaran.

Sebelum menentukan bahagian yang memerlukan latihan ataupun bahagian yang dikenalpasti lemah, objektif-objektif organisasi perlulah diketahui. Program latihan yang bercanggah dengan objektif dan dasar organisasi tidak akan berjaya. Oleh itu, objektif latihan haruslah selaras dengan objektif organisasi. Analisis persekitaran luaran dan iklim dalaman organisasi juga adalah amat penting. Pihak organisasi juga perlu mengambil kira faktor-faktor yang akan mempengaruhi kehendak latihan. Ia termasuklah seperti berikut :

• Pertukaran Staf- sekiranya bilangan pengrekrutan adalah besar, maka besarlah kehendak latihan dalam kemahiran bekerja dan latihan pengenalan.
• Perubahan dalam teknologi- sistem dan proses baru memerlukan staf yang terlatih dalam penggunaannya, banyak sistem yang gagal bukan kerana masalah teknikal, tetapi tiada latihan yang disediakan untuk pekerja menggunakan teknologi.
• Perubahan dalam kerja- kerja akan berubah mengikut masa, terutamanya perubahan dalam organisasi, maka pekerja perlu dilatih untuk menerima perubahan.
• Perubahan dalam perundangan- perubahan dalam perundangan atau peraturan kerajaan bermakna berlakunya perubahan baru dalam sistem dan pendekatan yang digunakan sebelum ini.
• Pembangunan ekonomi- syarikat begitu prihatin dalam pengurangan kos dan peningkatan produktiviti dimana ia memerlukan pekerja yang terlatih yang mana mempunyai pelbagai kemahiran supaya mereka dapat digunakan dengan fleksibal dan sepenuhnya.
• Corak kerja yang baru- memberikan kelonggaran kepada organisasi dan pekerja supaya mereka dapat mempelajari kemahiran yang baru.
• Tekanan pasaran- keperluan untuk bertahan dalam pasaran, bermakna organisasi perlu memastikan pekerja mengetahui teknologi terkini dan mempunyai kemahiran untuk pembaharuan.
• Polisi sosial- penswastaan, bermaksud, pihak pekerja awam perlu mempelajari kemahiran yang komersil.
• Aspirasi pekerja- keperluan untuk mengekalkan pekerja dengan menawarkan latihan dan pembangunan.
• Perubahan perlaksanaan- di mana terdapat perubahan yang significant di dalam bahagian-bahagian yang tertentu dalam organisasi.
• Keseimbangan peluang- pihak organisasi perlu menganjurkan program latihan bagi memastikan sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, wanita tidak diabaikan terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.

Pendek kata, langkah pertama yang kritis ialah untuk menghubungkan pentaksiran keperluan latihan dengan pencapaian matlamat organisasi.

Analisis Tugas 

Analisis tugas mensyaratkan pemeriksaan teliti kerja yang hendak dilakukan sesudah latihan. Ia melibatkan pengumpulan maklumat secara bersistem yang menghuraikan dengan tepat bagaimana kerja dilakukan supaya:

1. Piawai prestasi untuk pekerjaan tersebut dapat ditentukan
2. Bagaimana tugas hendak dilaksanakan untuk menepati piawai itu dan
3. Pengetahuan kemahiran, kemampuan dan ciri-ciri lain yang perlu untuk prestasi tugas yang dijalankan.
4. Masa sesuatu tugas dilakukan dan kekerapan tugas itu dilakukan.
5. Jenis pembelajaran yang diperlukan.
6. Peralatan dan bahan-bahan yang diperlukan.
7. Tempat yang paling sesuai untuk mempelajari sesuatu tugas.

Analisis Individu

Analisis individu memberi tumpuan pada pekerja itu sendiri. Melalui analisa ini dapat ditentukan ahli-ahli organisasi yang memerlukan latihan dan jenis latihan yang diperlukan. Langkah pertama analisa ini ialah penilaian prestasi. Sekiranya hasil penilaian ini menunjukkan prestasi seseorang pekerja itu memuaskan, maka tindakan yang selanjutnya tidak diperlukan. Sebaliknya jikalau prestasi pekerja itu didapati lemah, maka satu diagnosis untuk menentukan kelemahan dan kelebihannya perlu dilakukan. Maklumat diagnosis ini boleh digunakan untuk menentukan kandungan latihan, iaitu jenis latihan kemahiran dan pengetahuan yang perlu diajar agar prestasi kerja pekerja dapat diperbaiki.

Prestasi pekerja boleh dinilai berdasarkan berbagai-bagai ukuran. Salah satu daripadanya ialah ukuran tingkah laku. Penggunaan ukuran ini melibatkan pemerhatian terhadap tingkah laku kerja seseorang itu. Prestasi kerja juga boleh diukur berdasarkan ukuran ekonomi seperti jumlah unit yang dikeluarkan, jumlah jualan, produktiviti dan kadar kemalangan. Walau bagaimanapun, ukuran ekonomi lebih sesuai untuk menilai prestasi pekerja bawahan dan kurang sesuai untuk peringkat pengurusan. Akhir sekali, ujian kecekapan seperti ujian bertulis dan sampel kerja juga boleh digunakan untuk penilaian prestasi pekerja.

Pada masa ini terdapat banyak kaedah latihan yang boleh digunakan dan setiap kaedah mempunyai kesannya yang tersendiri samada buruk dan baik. Apa yang menjadi perkara pokok adalah peranan organisasi dalam menimbang bentuk latihan yang perlu dan kaedah latihan yang dilaksanakan. Dengan perkataan sebelum sesuatu latihan itu di jalankan, pihak yang bertanggungjawab dalam organisasi tersebut mestilah terlebih dahulu mengenalpasti kaedah latihan agar keberkesanannya akan mencapai tahap yang paling maksima. Disamping itu pemilihan kaedah latihan adalah bertujuan untuk:

1. Mencapai objektif latihan disamping tidak mengenepikan segala kemungkinan atau implikasi yang ujud.
2. Membolehkan jurulatih memerhati tingkah laku para pelatih sepanjang proses latihan dan memberi para pelatih maklum balas.
3. Mengujudkan suasana alam persekitaran latihan yang hampir sama dengan suasana kerja sebenar agar proses pemindahan latihan dapat dipermudahkan.

4. Membolehkan para pelatih mengambil bahagian yang aktif dalam proses latihan serta mencuba dan mengulangi sesuatu yang telah dipelajari.
5. Mengambil kira kos yang diperlukan dengan menggunakan kos yang paling minima untuk penghasilan yang paling maksima.

Kesimpulan

Pengalaman permulan seseorang pekerja baru boleh ditentu dengan memberikan sesuatu bentuk latihan, jika berjaya ia akan memberikan kesan positif terhadap masa hadapan pekerja berkenaan. Untuk memaksimumkan kesan dari orentasi, penting untuk mengenali bahawa pekerja baru memerlukan maklumat khusus dalam tiga bidang utama iaitu; 1- piawai, tradisi dan dasar syarikat, 2- kelakuan sosial dan 3- aspek teknik dari kerja itu.

Kecepatan perubahan dalam masyarakat kita telah memaksa baik pekerja yang masih bekerja maupun yang telah disingkirkan untuk terus menerus mendapatkan pngetahuan dan kemahiran baru. Keperluan latihan harus kemudiannyadihubungkan dengan pencapaian matlamat organisasi yang lebih luas dan konsisten dengan persepsi strategik dan taktik pengurusan. 

Pendahuluan dan Definisi Staff Development

Dalam modul kedua iaitu Staff Development, kita telah mempelajari tentang pembangunan staf kakitangan didalam sesebuah organisasi atau syarikat. Diantara gerak kerja yang dilakukan adalah mengatur kecekapan peningkatan, menyediakan jadual kerja, menjalankan penilaian staf, memantau disiplin kakitangan, dan memantau kawasan kerja.

Seperti yang kita sedia maklum, Competency (kecekapan) merangkumi tiga aspek iaitu attitude (sikap), skills (kemahiran), dan knowledge (pengetahuan). Kecekapan didalam sesebuah organisasi mahupun syarikat adalah bertujuan sebagai proses peningkatan kearah yang lebih baik, penambahan kecekapan yang boleh digunakan untuk peningkatan, keefisyenan, penambahbaikan prestasi dan dapat menjalankan tugas dengan lebih cekap.

Penjadualan kerja pula merupakan proses penjadualan yang dilakukan secara sistematik, terancang, dan berjadual (latihan, program, aktiviti, dan keperluan pembelajaran) untuk menyediakan peluang kepada staf untuk meningkatkan dan juga menambahbaik dari segi pengetahuan, kemahiran, kebolehan, dan sikap. Juga untuk memaksimakan potensi staf dan meningkatkan kualiti dan produktiviti serta membolehkannya menjadi sesuatu yang sangat bernilai kepada sesuatu organisasi.

Disamping itu, proses penilaian staf merupakan kaedah penilaian untuk mendapatkan penilaian keberkesanan kerja pekerja berdasarkan objektif dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Sistem penilaian prestasi ini bertujuan untuk mencapai hasil produktiviti yang lebih tinggi dengan menggariskan cara pekerja-pekerja bekerja memenuhi keperluan pekerjaan.

Pemantauan disiplin pekerja pula merujuk kepada arahan secara sistematik yang diberikan kepada pekerja yang dijalankan oleh majikan untuk mengelakkan kejatuhan standard yang dikehendaki dalam aspek yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Proses ini dapat mengelakkan berkaitan salah laku pekerja dan prestasi kerja yang lemah.

Akhir sekali kita telah mempelajari tentang pemantauan kekemasan kawasan kerja, merujuk kepada sistem 5S (sistem, metologi, budaya kerja orang Jepun) untuk tabiat kerja yang berkualiti tinggi dengan aspek persekitaran kerja yang bersih dan kemas untuk peningkatan kualiti dan produktiviti kerja.

Rumusan Asset Management

Dalam modul Asset Management atau pengurusan aset ini, dapat saya memahami dan merumuskan bagaimana sesuatu aset itu diuruskan, termasuklah bagaimana proses pembelian itu dijalankan. Ini adalah penting bagi sesebuah syarikat mahupun organisasi untuk melakukan pembelian dan jualan. Secara tidak langsung, dapat melatih kecekapan pelatih untuk menguruskan urusan pembelian peralatan dan urusan pembelian yang melibatkan kos yang sangat tinggi.

Aset itu sendiri membawa maksud pemilikan sesuatu yang berharga, yang diperolehi bagi tujuan memegang atau menggunakannya dalam sesuatu tempoh atau sepanjang masa dalam menguruskan sesuatu institusi.  Ini menunjukkan aset merupakan sesuatu yang sangat bernilai dan penting bagi semua pihak. Untuk menguruskan sebarang urusan berkaitan dengan pengurusan aset perlu mempunyai integriti yang tinggi, cekap, amanah, jujur dan bertanggungjawab. Ini bagi mengelakkan sebarang penyelewengan yang boleh mencemarkan nama baik sesuatu syarikat mahupun organisasi.

Bertepatan dengan saranan kerajaan untuk mewujudkan negara Malaysia sebagai sebuah negara maju yang pesat membangun perlu dititikberatkan aspek integriti supaya pertumbuhan ekonomi membangun dengan cemerlang, gemilang, dan terbilang bersama konsep 1Malaysia yang dilaungkan kerajaan.

Pada pendapat saya, penguasaan yang baik seseorang pelatih didalam bidang pengurusan aset ini merupakan sesuatu yang sangat bermanfaat, bukan sahaja pada masa sekarang, tetapi sangat berguna apabila menempuh bidang pekerjaan nanti. Prospek kerja bukan hanya tertumpu kepada pengkhususan kerja sahaja, tetapi melibatkan aspek-aspek lain juga, termasuklah pengurusan.

Seperti kata pensyarah kita, kita sangat beruntung mempelajari modul ini sepanjang pengajian kita pada tahap 3 ini kerana banyak yang telah kita pelajari dan didedahkan berkaitan pengurusan ini, berbanding jurusan-jurusan lain. Latihan demi latihan akan lebih memantapkan pengetahuan dan kemahiran kita untuk jangka masa yang panjang.

Pengenalan dan Definisi Asset Management

Dalam modul pertama iaitu Asset  Management, kita telah mempelajari bagaimana kaedah gerak kerja  atau cara bagi proses pembelian diantara  pihak pembeli (purchaser) dan pihak pembekal (supplier). Gerak kerja yang telah dilakukan (sila rujuk lampiran) pula menunjukkan bagaimana pembelian peralatan secara pukal yang melibatkan kos yang tinggi dengan syarikat pembekal yang cekap dan efisyen.  Sebelum saya mengulas lebih lanjut berkaitan modul ini, saya akan menerangkan bagaimana proses pembelian berlangsung mengikut carta aliran yang telah ditetapkan. Pertama, kita hendaklah menspesifikasikan atau mengenal pasti perkakasan dan peralatan rosak yang perlu diganti. Kemudian, kita hendaklah memeriksa bekalan stok peralatan tersebut di tempat penyimpanan barang sekiranya kita menyediakan peralatan tambahan sebagai alat ganti. Ini bagi memudahkan kita menggantikan segera peralatan yang rosak tersebut.

Sebagai pihak pembeli atau (purchaser), langkah pertama dalam proses pembelian adalah mendapatkan permintaan sebut harga daripada pihak pembekal berkaitan peralatan yang ingin dibeli oleh pembeli. Kebiasaannya pihak pembeli akan menghantar permintaan sebut harga lebih daripada satu syarikat untuk membuat perbandingan. Setelah itu, pihak pembekal akan membalas dan memberikan sebut harga kepada pihak pembeli samada beserta katalog dan pamplet bagi memberikan maklumat terperinci tentang serta harga barangan yang akan dibekalkan tersebut. Pada peringkat ini, pembeli boleh memilih pembekal daripada senarai pembekal yang diluluskan. Antara ciri-cirinya adalah mengenakan harga yang berpatutan, kualiti yang tinggi, penghantaran yang cepat, keaslian, servis yang efisyen, menyediakan tuntutan jaminan, serta menyediakan perkhidmatan nasihat.

Selepas memilih syarikat pembekal yang layak dan memenuhi kehendak pembeli, maka pihak pembeli akan menyediakan borang dokumen pesanan belian (purchase order,PO) kepada pihak pembekal dan mendapatkan persetujuan pihak pembekal untuk membekalkan peralatan tersebut. 

Setelah itu, sekiranya pihak pembekal bersetuju, pihak pembekal akan memberikan persetujuan untuk membekalkan peralatan terbabit (reply purchaser order).

Apabila persetujuan ini telah dibuat, maka pihak pembekal akan menghantar peralatan yang dipesan (delivery order, DO) beserta tuntutan bayaran (invoice). Seterusnya pihak pembeli akan menyediakan bayaran kepada pihak pembekal (payment voucher) dan juga cek. Proses pembelian ini anda boleh merujuk kepada lampiran yang telah saya sediakan untuk melihat setiap peringkat dan tatacara bagaimana setiap proses tersebut disediakan, dipersetujui, ditandatangani, dan lain-lain lagi.

Pendahuluan Komputer Network

In the process