Analisa Maklumat

TAJUK :           ANALISA MAKLUMAT

TUJUAN:           Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi maklumat kepada pelatih bagaimana menganallisa maklumat yang diperolehi daripada sumber-sumber lain dan bagaimana memprosesnya.

1          PENGENALAN 

Menganalisa maklumat dikumpul melalui sebarang proses membuktikan dan membaiki yang boleh terdiri dari kesimpulan lukisan mudah berdasarkan tindakbalas sehinggalah kepada helaian untuk memegang maklumat, supaya pengguna boleh melihat pelbagai respon dari orang yang berbeza. Ianya boleh dibuat oleh seorang manusia dan dipendekkan dalam laporan atau ia boleh dibuat oleh sekumpulan manusia sebagai asas untuk perbincangan.

Perniagaan biasanya meminta individu di luar organisasi untuk memberikan maklumat atau untuk mengambil beberaapa tindakan: menghadiri mesyuarat, menghantar kad maklumat, mengeluarkan dokumen, mengesahkan satu alamat, dan membekalkan maklumat satu pesanan. Semua mesej ini biasanya pendek dan ringkas, tetapi beberapa keadaan memerlukan penerangan yang lebih mendalam. Jika digunakan dengan baik, memo, surat dan laporan boleh berkomunikasi dengan berkesan, tepat dan berkuasa. Jika disalahgunakan, memo hanya membuang masa dan usaha, hanya menambah bilangan kertas yang digunakan dan boleh menjejaskan reputasi perniagaan.

2          ELEMEN ANALISA MAKLUMAT

            Terdapat tiga elemen analisa maklumat:

i)              mengumpul dan menyusun maklumat

ii)             mengkaji dan menganalisa maklumat

iii)            membentangkan maklumat

2.1          Mengumpul dan Menyusun Maklumat

(a)           maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang bersesuaian untuk dianalisa, diterjemah dan diagih mengikut keperluan organisasi

(b)           maklumat yang dimiliki oleh organisasi diakses dan dinilai ketepatan dan relevannya berdasarkan keperluan organisasi yang telah dibuat

(c)           kaedah mengumpul maklumat boleh diharap dan mengguna sumber yang berkesan berdasarkan keperluan organisasi

(d)           teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memerhati berdasarkan keperluan organisasi

(e)           Maklumat dikemaskini, dibaiki, dikekalkan dan disimpan berdasarkan keperluan organisasi

2.2          Mengkaji dan Menganalisa Maklumat

(a)           tujuan kajian dijelaskan dengan sebaiknya dan bersamaan dengan keperluan organisasi

(b)           data yang digunakan sah dan relevan kepada tujuan kajian

(c)           strategi kajian bersesuaian kepada keperluan kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan berkesan

(d)           kaedah analisa data boleh diharap dan sesuai dengan tujuan kajian

(e)           anggapan digunakan dalam analisa adalah jelas, saksama dan konsisten dengan tujuan kajian

(f)            kesimpulan disokong oleh bukti dan menyumbang kepada pencapaian tujuan perniagaan

2.3          Membentang Maklumat

(a)           cadangan dan isu dibentang dalam format, stail dan struktur yang sesuai menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai

(b)           struktur dan format laporan jelas dan mengikut keperluan organisasi

(c)           penemuan kajian dilapor dan disebar mengikut keperluan organisasi

(d)           tindakbalas dan komen terhadap kessuaian dan sufficiency penemuan diperolehi mengikut keperluan

3              JENIS MAKLUMAT

Permintaan rutin memerlukan sentuhan dengan penuh berhati-hati walaupun ianya adalah organisasi yang ringkas. Dalam kebanyakan organisasi, terdapat borang maklumat seperti memo, surat dan laporan seperti yang dihantar ke beratus mahupun beribu pekerja, pelanggan, pembeli dan pemegang saham. Pemilihan perkataan yang kurang sesuai serta ton perbualan yang kurang menyenangkan dalam menyampaikan maklumat boleh mengakibatkan rasa kurang senang penerima maklumat tersebut. Terdapat beberapa jenis maklumat iaitu dalam bentuk ;

4              MEMORANDUM

Memorandum atau memo ialah komunikasi jenis bertulis yang biasanya digunakan untuk komunikasi dalam pejabat. Ia boleh ditulis oleh:

1.             satu individu kepada satu individu yang lain

2.             satu jabatan ke jabatan yang lain

3.             satu individu ke sejumlah pekerja yang ramai di tahap berlainan dalam organisasi

Tiada sebarang format tunggal memo yang diterima secara universal. Bagaimanapun di bawah ini ialah beberapa bahagian asas, yang biasanya dijumpai dalam satu memo:

(a)           Kepala memo

Tajuk ‘MEMORANDUM’ atau ‘MEMO’ di bahagian tengah atas mukasurat. Nama organisasi boleh diletakkan di atasnya

(b)           Barisan ‘Kepada’

Ini mengenalpasti penerima memo. Biasanya nama dan pangkat penerima diberikan. Jabatan boleh juga dimasukkan. Memo boleh dialamatkan kepada sekumpulan manusia contohnya, ‘Semua Ketua Jabatan’

(c)           Barisan ‘Daripada’

Ini mengenalpati penulis memo. Ia termasuk maklumat yang sama seperti dalam barisan ‘Kepada’

(d)           Barisan ‘Tarikh’

Ini ditulis dengan salah satu cara ini:

i)              18 Mei 2001

ii)             Mei 18, 2001

(e)           Barisan ‘Perkara’

Ini memberikan tajuk kepada isi kandungan memo. Ianya mesti ringkas dan jelas.

(f)            Bahagian ‘Badan/Isi’

Isi memo biasanya dibahagikan kepada tiga perenggan:

i)              perenggan 1

Perkenalkan dengan ringkas kandungan perkara

ii)             perenggan 2

beri maklumat mendalam mengenai perkara

iii)            jelaskan apa yang penerima perlu lakukan dan bila perlu dilakukan

(g)           Tandatangan

Memo perlu ditandatangan atau ditanda ringkas oleh penghantar di penghujung memo.

Kata-kata ‘Tuan’ dan penutup ‘Yang Benar’ tidak digunakan dalam memo. Jangan tulis nama anda dan pangkat selepas tandatangan.

Penyelesaian Masalah Bagi Peranti Asas

TAJUK :           PENYELESAIAN MASALAH BAGI PERANTI ASAS

TUJUAN:           Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberikan penerangan kepada pelatih mengenai bagaimana membuat peranti komputer diuji menggunakan perisian dan peralatan.

1          PENGUJIAN TETIKUS

Langkah pertama ialah memeriksa jenis tetikus. Jika tetikus ialah peranti USB, ia bersambung kepada port USB pada komputer. Jika tetikus bukan peranti USB, ia bersambung pada port-port lain, seperti port selari atau bersiri. Jika tidak pasti jenis peranti, pengguna seharusnya memeriksa dokumentasi yang diberikan bersama peranti.

1.1          Memasang perisian tetikus

Beberapa peranti tetikus memerlukan perisian khas (selain daripada pemacu) untuk menjalankannya. Jika perisian tidak dipasang, peranti mungkin tidak akan berfungsi langsung, atau beberapa cirinya tidak akan berfungsi dengan baik. Jika peranti diberikan bersama perisian, arahan pengeluar mesti diikuti untuk memasangnya.

1.2          Memeriksa jika peranti rosak

Jika pemacu rosak, pengguna boleh mencuba mengatasi masalah ini dengan memindahkan dan memasang semula pemacunya.

1.3          Memindah dan memasang semula pemacu

i.              peranti dari port USB telah disambung

ii.             kuasa dari peranti telah ditutup, jika ianya mempunyai bekalan kuasa berasingan

iii.            Device Manager telah dibuka

iv.            Pilih kategori yang bersesuaian

v.             Pilih peranti USB, dan ia sepatutnya dibatalkan pemasangan

vi.            Jika peranti tidak disenarai, ia bermakna ianya tidak dipasang secara automatik apabila peranti diputuskan sambungan. Pengguna perlu memulakan semula komputer

vii.           Kuasa akan disambung semula kepada peranti, jika perlu, peranti disambung ke port USB. Komputer akan mengesan peranti dan memasang semula pemacu untuknya.

viii.          Jika komputer tidak memasang semula secara automatik, pemacu perlu dipasang semula

2              PENGUJIAN PAPAN KEKUNCI

Langkah pertama ialah memeriksa jenis papan kekunci.  Jika papan kekunci ialah peranti USB, ia bersambung kepada port USB pada komputer. Jika papan kekunci bukan peranti USB, ia bersambung pada port-port lain, seperti port selari atau bersiri.

Jika tidak pasti jenis peranti, pengguna seharusnya memeriksa dokumentasi yang didatangkan bersama peranti.

2.1          Memasang perisian papan kekunci

Beberapa peranti papan kekunci memerlukan perisian istimewa (selain daripada pemacu) untuk menjalankannya. Jika perisian tidak dipasang, peranti mungkin tidak akan berfungsi langsung, atau beberapa cirinya tidak akan berfungsi dengan baik. Jika peranti diberikan bersama perisian, arahan pengeluar mesti diikuti untuk memasangnya.

2.2          Memeriksa jika peranti rosak

Jika pemacu rosak, pengguna boleh mencuba mengatasi masalah ini dengan memindahkan dan memasang semula pemacunya.

2.3          Memindah dan memasang semula pemacu

i.              peranti dari port USB telah disambung

ii.             kuasa dari peranti telah ditutup, jika ianya mempunyai bekalan kuasa berasingan

iii.            Device Manager telah dibuka

iv.            Pilih kategori peranti yang bersesuaian

v.             Pilih peranti USB, dan ia sepatutnya dibatalkan pemasangan

vi.            Jika peranti tidak disenarai, ia bermakna ianya tidak dipasang secara automatik apabila peranti diputuskan sambungan. Pengguna perlu memulakan semula komputer

vii.           Kuasa akan disambung semula kepada peranti, jika perlu, peranti disambung ke port USB. Komputer akan mengesan peranti dan memasang semula pemacu untuknya.

viii.          Jika komputer tidak memasang semula secara automatik, pemacu perlu dipasang semula

3          PENGUJIAN PENGIMBAS

Beberapa pengimbas bersambung ke port USB atau port bersiri pada computer dan terdapat juga yang menggunakan hubungan Small Computer System Interface (SCSI).

Peranti SCSI kurang dikenali berbanding peranti IDE (Integrated Drive Electronics). Jika pengguna tidak tahu samada mereka menggunakan peranti SCSI atau tidak, mungkin mereka tidak menggunakannya. Hubungan SCSI membolehkan pengguna untuk menghubungkan beberapa peranti ke satu adapter tunggal pada komputer. Peranti SCSI dihubungkan bersama-sama membentuk “rantai”. Sehingga 16 peranti SCSI termasuk adapter SCSI boleh disambung kepada komputer.

            3.1        Periksa jika peranti telah dipasang dan dihubungkan dengan betul

Beberapa jenis perisian tidak berhubung dengan baik sehinggalah ianya dipasang. Pengguna perlu memastikan mempunyai jenis kabel yang betul, dan telah disambung ke port yang betul di kedua-dua peranti perkakasan dan komputer.

4          PENGUJIAN MODEM

Apabila pengguna cuba menyambung kepada Internet, mereka perlu memeriksa samada mereka telah menerima mesej sama seperti yang di bawah:

            “The protocol is not configured.”

            atau

            “A dial-up connection could not be established.”

Seterusnya pengguna perlu memeriksa jika modem telah ditutup. Jika modem dibuka, pengguna perlu merujuk kepada juruteknik rangkaian untuk mencari tetapan (setting) rangkaian.

 5         PENGUJIAN PENCETAK

            5.1        Mencetak dokumen lain dari program yang sama

Dalam program yang sama yang digunakan oleh pengguna, pengguna perlu membuat satu dokumen baru dan taip beberapa teks di dalamnya. Jika boleh, masukkan beberapa format yang sama yang digunakan dalam dokumen yang tidak boleh dicetak. Kemudian, cuba cetak dokumen ujian ini.

Jika dokumen lain boleh dicetak dari program yang sama, dokumen asal mungkin rosak.

5.2          Memeriksa memori yang diperlukan

i.              Periksa jika fail atau grafik yang cuba dicetak oleh pengguna memerlukan memori yang sangat besar.

Dokumen yang cuba dicetak oleh pengguna sepatutnya disimpan, dan di tampal ke bahagian dokumen di dalam fail baru. Jika tidak berjaya untuk mencetak grafik, salah satu grafik perlu ditampal ke dalam fail baru. Tutup semua fail kecuali fail baru dan cuba cetak.

Jika ia boleh dicetak, dokumen asal mungkin memerlukan lebih memori berbanding yang dimiliki oleh komputer. Sistem operasi mungkin rendah memorinya. Pengguna boleh mencuba langkah di bawah ini untuk mengosongkan memori

ii.             Memeriksa jika pencetak mempunyai memori yang cukup

Jika dokumen itu sangat kompleks, pencetak mungkin tidak mempunyai cukup memori untuk memprosesnya. Dalam kes ini, pencetak mungkin akan memaparkan mesej Out of Memory atau Overflow atau dokumen mungkin tidak akan dicetak dengan baik.

Pengguna boleh cuba yang berikut:

(a)           Pindahkan elemen grafik

Cuba pindahkan beberapa elemen grafik dalam dokumen, kurangkan jumlah font dalam dokumen atau format semua teks dalam dokumen dalam font residen pencetak (seperti Courier).

(b)           Tukar tetapan (setting) pencetak supaya gunakan kurang memori

Untuk menukar tetapan pencetak supaya gunakan kurang memori, rujuk kepada Sistem Operasi yang digunakan dan tetapan pengeluar pencetak. Akhirnya, pengguna mungkin menerima mesej Out of Memory jika jumlah memori yang dipasang dalam pencetak tidak sepadan dengan tetapan memori dalam pemacu pencetak.

Perisian Aplikasi Yang Bersesuaian

TAJUK :           PERISIAN APLIKASI YANG BERSESUAIAN

TUJUAN:           Kertas Penerangan ini bertujuan supaya pelatih akan mengetahui bagaimana memilih perisian aplikasi yang bersesuaian mengikut jenis data mereka.

1          MEMILIH PROGRAM UNTUK MENAIP DOKUMEN

Untuk menulis satu dokumen, pemilihan program yang bersesuaian ialah berdasarkan bagaimana kompleksnya dokumen tersebut. Begitu juga dengan jenis format yang diperlukan, samada dokumen itu melibatkan grafik atau jadual atau berapa besarnya dokumen tersebut.

Terdapat banyak jenis program pemproses: (iaitu Microsoft: Notepad, WordPad, MS Office. Linux: Open Office). Setiapnya memberikan keupayaan asas untuk menyunting teks, tetapi tugasan yang lebih baik adalah pada penyunting yang berbeza.

Untuk memilih aplikasi yang bersesuaian, kita mesti terlebih dahulu memerhatikan jenis data yang akan diproses dan dihasilkan.

1.1        Teks

Beberapa program hanya memberikan kebanyakan asas memformat teks dan hanya boleh memberikan tulisan (font) dan memasukkan langkau (tab). Tulisan akan digunakan pada keseluruhan dokumen, bukan hanya pada perenggan atau ayat individu, dan tidak disimpan ke dalam fail. Jika seseorang melihat fail ini pada komputer lain, hanya tulisan yang ada sahaja akan kelihatan.

Bagaimanapun, terdapat aplikasi yang membenarkan penghasikan dokumen yang lebih kompleks dengan menggunakan sepenuhnya keupayaan  pemproses perkataan. Tulisan boleh diubah pada keseluruhan dokumen atau hanya satu perkataan dalam dokumen itu. Dengan satu klik, bullet boleh dimasukkan ke dalam teks atau menyelaraskan perenggan ke kiri atau ke kanan. Semua format ini disimpan dalam dokumen, jadi sesiapa sahaja yang membukanya, ia akan kelihatan seperti yang telah dibuat oleh pengguna yang membuatnya. Pilihan format teks yang lain adalah seperti menomborkan barisan teks secara automatik, membuat kolum atau memasukkan kerangka.

            1.2        Grafik

Aplikasi menyunting teks yang mudah tidak melibatkan grafik. Bagaimanapun hampir semua pemproses perkataan mempunyai fungsi grafik. Grafik dimasukkan ke dalam dokumen dan dibaiki dengan hubungan atau membenamkan ia ke dalam dokumen.

Grafik dan data media boleh dimanipulasi seperti memotong, mengubah saiz dan warna, menambah kesan khas kepada grafik atau menukar format kepada format lebih padat (seperti dari *.gif kepada *.jpg atau *.bmp).

Peralatan menulis boleh juga digunakan untuk memanipulasi grafik dan juga mencipta grafik baru.

            1.3        Nombor

Jika data dalam bentuk data statistik atau memerlukan operasi matematik, program paling sesuai digunakan adalah yang melibatkan penyuntingan helaian. Senarai boleh dibuat dalam helaian kerja (worksheet) untuk mengumpul dan bertindak hanya pada data berkenaan. Senarai boleh dibuat berdasarkan data yang telah sedia ada atau dicipta dari satu senarai julat kosong. Bila satu julat dipilih sebagai satu senarai, data boleh diuruskan dan dianalisa dengan mudah tanpa bergantung kepada data-data lain di luar senarai.

            1.4        HTML dan Laman Web

Banyak pemproses perkataan memberikan perkakasan tambahan atau converters untuk membantu mencipta dokumen HTML. HTML boleh digunakan untuk memasukkan teks dan grafik ke dalam laman web. Tidak semua pemproses perkataan atau converters mempunyai kod HTML. Oleh itu, pengguna boleh menggunakan penyunting teks primitif untuk menyuting kod laman web.

1.5        Jadual

Jika terdapat keperluan menggunakan jadual, dokumen masih lagi boleh dibuat menggunakan pemproses perkataan. Kebanyakan pemproses perkataan akan mengasingkan kolum dan barisan dan secara automatik membungkus teks dalam kolum.

2          TETAPAN HALAMAN (PAGE SETUP)

Asas tetapan halaman digunakan untuk menetapkan margin, menambah kepala halaman (header) dan kaki halaman (footer), dan untuk mengubah orientasi dokumen samada dicetak secara memanjang atau melebar. Ia digunakan untuk sebarang format atau data dan boleh ditetapkan dalam sebarang penyunting data.

3          DOKUMEN BESAR

Lebih sulit dokumen, lebih panjang masa diambil untuk membuka dan membaikinya. Pemproses perkataan digunakan untuk dokumen yang lebih mendalam dan besar. Pemproses perkataan memberikan lebih kawalan terhadap dokumen berbanding penyunting teks asas. Biasanya nota kaki dan anotasi boleh ditambah dan boleh juga menghasilkan isi kandungan untuk dokumen. Kebanyakan pemproses perkataan memberikan macro dan template untuk membantu tugasan yang berulang secara automatik, seperti menaip nama atau memformat headings. Biasanya pemproses perkataan akan memeriksa ejaan dan tatabahasa secara automatik di dalam dokumen.

4          SOKONGAN OPERASI SILANG-OPERASI (CROSS-OPERATING SYSTEM SUPPORT)

Notepad ialah penyunting teks asas yang paling biasa digunakan untuk melihat atau mengedit fail .txt, seperti fail Readme.txt yang diberikan oleh perisian Windows. Fail text-only menjadi kritikal apabila berkongsi dokumen dengan seseorang yang menggunakan sistem operasi yang lain seperti Macintosh atau UNIX. WordPad juga membenarkan penyimpanan fail seperti dokumen Word, jadi fail boleh dibuat dalam Word walaupun jika penggunanya tidak mempunyai program tersebut.

5          PELBAGAI BAHASA (MULTIPLE LANGUAGES)

Kebanyakan pemproses perkataan juga membenarkan fail dismpan dalam berbagai-bagai format. Ada yang memberikan sokongan untuk pelbagai bahasa, termasuk beberapa kamus untuk memeriksa ejaan. Ada pemproses perkataan membenarkan fail disimpan dalam format berbeza seperti Unicode, memberikan lebih fleksibiliti apabila bekerja dengan dokumen yang menggunakan set karektor yang berbeza atau dokumen yang dicipta oleh program lain.

6          SOKONGAN DATA

Menghapus atau membuat pembahagian (volume) memusnahkan sebarang data yang telah sedia ada. Pastikan membuat sokongan kandungan cakera sebelum itu. Seperti juga sebarang perubahan besar dalam kandungan cakera, keseluruhan kandungan cakera keras mesti disokong sebelum membuat pembahagian atau volume, walaupun pengguna tidak bercadang untuk membuat sebarang perubahan kepada satu atau lebih pembahagiannya (volume).

6.1        SOKONGAN FAIL DAN FOLDER

Sokongan membolehkan pengguna menyokong data kepada fail atau pita. Apabila membuat sokongan data kepada fail, pengguna perlu membuat nama fail dan lokasi fail untuk disimpan. Fail sokongan biasanya mempunyai extension .bkf, tetapi ianya boleh diubah kepada sebarang extension. Fail sokongan boleh disimpan dalam cakera keras, cakera liut, atau sebarang media boleh pindah atau tidak boleh pindah dimana fail boleh dismpan.

Apabila pengguna membuat sokongan pada pita, dia mesti mempunyai peranti pita yang bersambung kepada komputer. Pita diuruskan oleh Removable Storage. Walaupun sokongan bekerja bersama dengan Removable Storage, pengguna mungkin mesti menggunakan Removable Storage untuk melakukan tugasan maintenance tertentu, seperti menyedia dan mengeluarkan pita.

Berikut adalah penerangan langkah-langkah utama yang terlibat dalam operasi sokongan yang ringkas:

(a)           Memilih fail, folder, dan pemacu untuk sokongan

Sokongan menyediakan pandangan pokok pemacu, fail dan folder di dalam computer, yang boleh diguna untuk memilih fail dan folder untuk sokongan.

(b)           Memilih media penyimpanan atau lokasi fail untuk menyokong data

Sokongan menyediakan dua pilihan untuk memilih media penyimpanan:

i           Data sokongan kepada satu fail pada satu perkakasan penyimpanan. Perkakasan ini boleh jadi cakera keras, cakera ZIP, atau sebarang jenis media boleh pindah dan tidak boleh pindah di mana pengguna boleh menyimpan fail.

ii           Data sokongan kepada perkakasan pita. Pilihan ini ada hanya jika pengguna mempunyai perkakasan pita yang dipasangkan pada komputernya atau disambung kepadanya. Jika data disokong kepada perkakasan pita, media ini haruslah diurus oleh Removable Storage. Jenis sokongan termasuklah salin (copy), setiap hari (daily), pembezaan  (differential), penambahan (incremental), dan normal.