Isi-Isi Penting dan Maklumat Tentang Staff Development

Pendahuluan

Latihan dan pembangunan pekerja ialah aktiviti organisasi yang penting kerana pengaruhnya terhadap produktiviti pekerja. Bahagian pengrekrutan dan pemilihan berperanan membawa masuk pekerja-pekerja kedalam organisasi. Orientasi dan latihan membantu pekerja baru untuk menjadi pekerja yang produktif dalam organisasi tersebut dan pekerja yang berpengalaman dapat menerima perubahan dan kehendak kerja. Program pembangunan memberi pekerja peluang untuk berkembang dan maju dalam kerjaya samada dalam atau di luar organisasi. Penilaian Perlaksanaan tugas dijalankan untuk pekerja-pekerja baru dan berpengalaman dalam mengenalpasti latihan tambahan dan pembangunan. Keseluruhan proses tersebut meningkatkan kualiti sumber manusia organisasi tersebut, dimana ia memenuhi kehendak pekerja dan seterusnya menyumbangkan kearah kelancaran pergerakan organisasi.

1.1 Definasi Latihan (Training)
 

ü  Latihan adalah merujuk pada segala usaha terancang organisasi untuk memudahkan pembelajaran tingkah laku kerja yang tertentu. Usaha ini bertujuan memperbaiki prestasi semasa dan prestasi masa depan pekerja dengan meningkatkan kebolehan pekerja melakukan tugas-tugas mereka supaya objektif-objektif organisasi dapat dicapai. Kebolehan pekerja dapat dipertingkatkan dengan mengubah sikap mereka atau menambah kemahiran dan pengetahuan mereka.

ü  Latihan terdiri dari program terancang yang direka bentuk untuk menambahbaikan prestasi diperingkat individu, kumpulan, dan/atau organisasi. Prestasi yang bertambah baik, sebaliknya, menyiratkan bahawa telah terdapat perubahan yang dapat diukur dalam pengetahuan, kemahiran, sikap dan/atau kelakuan sosial.

ü  Latihan adalah usaha/ikhtiar untuk menambahkan pengetahuan , kemahiran dan tingkahlaku yang diperlukan dalam melaksanakan sesuatu perkara yang berkaitan dengan kerja. Motifnya adalah untuk memperbaiki prestasi pekerja dengan cara yang khusus. Latihan adalah merujuk kepada aktiviti dan pengalaman yang direkabentuk untuk membangunkan kemahiran, pengetahuan , dan kelakuan atas arahan organisasi. Latihan selalunya berkait rapat dengan tugas-tugas yang khusus atau yang berkaitan dengan kerja dan ia direkabentuk untuk mengajar kemahiran yang baru atau mempertingkatkan kemahiran yang ada. Latihan juga termasuk dalam penyediaan pekerja untuk melakukan tugas baru.

ü  Satu proses perancangan untuk merubah tingkahlaku, pengetahuan atau kemahiran melalui pengalaman pembelajaran dalam mencapai kejayaan yang berkesan melalui sesuatu aktiviti atau pelbagai aktiviti. Tujuanya adalah untuk, (dalam suasana kerja) meningkatkan keupayaan seseorang dan memuaskan kehendak semasa serta masa depan tahap guna tenaga organisasi tersebut.

Definasi Pembangunan (Development)

ü  Pembangunan adalah proses dimana individu itu belajar melalui pengalaman untuk menjadi lebih mahir. Motifnya adalah untuk menggunakan kemahiran dan pengetahuan yang telah diberikan dalam latihan-bukan setakat prestasi semasa malah prestasi masa depan. Ia melibatkan konsep perkembangan psikologi, tahap kematangan dan menambahkan keyakinan diri.

ü  Pembangunan adalah merujuk kepada penambahan keupayaan pekerja dalam mempertingkatkan kerjaya di masa hadapan dengan menekankan keyakinan diri dan kemahiran membuat keputusan.

ü  Perkembangan atau realisasi keupayaan seseorang, melalui pembelajaran sedar atau tidak sedar. Program pembangunan selalunya meliputi elemen pembelajaran terancang dan pengalaman, dan selalunya disokong oleh seorang pengajar atau guru kaunseling.

ü  Secara tradisinya, pekerja tingkat rendah "dilatih", sementara pekerja tingkat atas "dibangunkan". Perbezaan ini, yang memusatkan pada pembelajaran kemahiran menggunakan tangan dibandingkan dengan kemahiran antara perorangan dan pembuatan keputusan. Latihan dan pembangunan adalah bidang yang khusus untuk membantu pihak pengurusan. Program latihan dan pembangunan keseluruhanya adalah bidang yang rumit dan kompleks. Dalam organisasi yang kecil, latihan dan pembangunan boleh menjadi mudah, cuma arahan dari penyelia organisasi.

Tujuan Latihan

Tujuan utama diadakan latihan adalah untuk memastikan bahawa organisasi tersebut dapat mencapai pulangan yang memuaskan daripada pelaburan yang dibuat, terutamanya daripada sumber yang paling penting (dan yang paling mahal) iaitu pekerja mereka. Oleh sebab itu, tujuan utama latihan adalah mencapai sebarang perubahan dalam pengetahuan , kemahiran, pengalaman, tingkahlaku, atau perangai yang mana melonjakkan keupayaan seseorang pekerja itu. Latihan perlu diadakan apabila wujud suatu jurang kelainan antara kebolehan seseorang individu dengan keperluan kerjanya, iaitu prestasinya berbeza daripada prestasi yang dikehendaki oleh majikan. Khususnya, antara tujuan latihan adalah:

1. Untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja dalam bidang-bidang yang tertentu.
2. Untuk menyesuaikan pekerja dengan sistem baru, prosedur dan cara kerja akibat daripada kemajuan teknologi yang menyebabkan perubahan..
3. Menolong pekerja lama dan pekerja baru menyesuaikan diri dengan kehendak sesuatu kerja baru dalam organisasi.
4. Terdapat pekerja baru.

Memperkenalkan Strategi Latihan

Latihan, adalah sama dengan perancangan aktiviti lain dalam sesebuah organisasi dimana ianya mestilah dirancang dan selari dengan kehendak strategi korporat. Misi dan tujuan organisasi tersebut akan menentukan objektif organisasi. Objektif tersebut seterusnya akan menentukan jumlah, tahap, dan jenis pekerja yang diperlukan. Untuk kerja individu, sepatutnya terdapat garispanduan yang menentukan kehendak sesuatu pekerjaan dan seterusnya ianya akan menentukan samada pelajaran, pengetahuan, dan kemahiran yang perlu diketahui. Apabila kehendak pekerjaan telah diketahui, langkah seterusnya ialah menganalisa sebarang kekurangan terhadap individu itu bagi memungkinkan pekerja tersebut dapat menjalankan tugasnya dengan sempurna.

Satu pendekatan yang boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan ialah dengan analisis keperluan. Analisis ini bertujuan untuk menentukan keadaan sebenar dan membandingkannya dengan keadaan yang dikehendaki. Sekiranya prestasi kerja yang sebenar kurang daripada prestasi kerja yang dikehendaki dan keadaan ini dapat diperbetulkan melalui latihan (iaitu melalui perubahan dari segi pengetahuan, kemahiran, atau sikap pekerja), maka di sini program latihan diperlukan. Analisis keperluan boleh dibahagikan kepada analisis organisasi, analisis tugas, dan analisis individu.. Tetapi penaksiran keperluan latihan adalah analisis organisasi, analisis operasi dan analisis individu. 

Analisis Organisasi

Tujuan utama analisis organisasi adalah untuk menentukan bahagian dalaman organisasi yang memerlukan latihan dan strategi organisasi. Lazimnya setiap bahagian organisasi mempunyai keperluan latihan yang tersendiri. Analisis ini melibatkan penelitian terhadap matlamat organisasi, sumber organisasi, budaya organisasi dan hubungan organisasi dengan alam persekitaran luaran.

Sebelum menentukan bahagian yang memerlukan latihan ataupun bahagian yang dikenalpasti lemah, objektif-objektif organisasi perlulah diketahui. Program latihan yang bercanggah dengan objektif dan dasar organisasi tidak akan berjaya. Oleh itu, objektif latihan haruslah selaras dengan objektif organisasi. Analisis persekitaran luaran dan iklim dalaman organisasi juga adalah amat penting. Pihak organisasi juga perlu mengambil kira faktor-faktor yang akan mempengaruhi kehendak latihan. Ia termasuklah seperti berikut :

• Pertukaran Staf- sekiranya bilangan pengrekrutan adalah besar, maka besarlah kehendak latihan dalam kemahiran bekerja dan latihan pengenalan.
• Perubahan dalam teknologi- sistem dan proses baru memerlukan staf yang terlatih dalam penggunaannya, banyak sistem yang gagal bukan kerana masalah teknikal, tetapi tiada latihan yang disediakan untuk pekerja menggunakan teknologi.
• Perubahan dalam kerja- kerja akan berubah mengikut masa, terutamanya perubahan dalam organisasi, maka pekerja perlu dilatih untuk menerima perubahan.
• Perubahan dalam perundangan- perubahan dalam perundangan atau peraturan kerajaan bermakna berlakunya perubahan baru dalam sistem dan pendekatan yang digunakan sebelum ini.
• Pembangunan ekonomi- syarikat begitu prihatin dalam pengurangan kos dan peningkatan produktiviti dimana ia memerlukan pekerja yang terlatih yang mana mempunyai pelbagai kemahiran supaya mereka dapat digunakan dengan fleksibal dan sepenuhnya.
• Corak kerja yang baru- memberikan kelonggaran kepada organisasi dan pekerja supaya mereka dapat mempelajari kemahiran yang baru.
• Tekanan pasaran- keperluan untuk bertahan dalam pasaran, bermakna organisasi perlu memastikan pekerja mengetahui teknologi terkini dan mempunyai kemahiran untuk pembaharuan.
• Polisi sosial- penswastaan, bermaksud, pihak pekerja awam perlu mempelajari kemahiran yang komersil.
• Aspirasi pekerja- keperluan untuk mengekalkan pekerja dengan menawarkan latihan dan pembangunan.
• Perubahan perlaksanaan- di mana terdapat perubahan yang significant di dalam bahagian-bahagian yang tertentu dalam organisasi.
• Keseimbangan peluang- pihak organisasi perlu menganjurkan program latihan bagi memastikan sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, wanita tidak diabaikan terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.

Pendek kata, langkah pertama yang kritis ialah untuk menghubungkan pentaksiran keperluan latihan dengan pencapaian matlamat organisasi.

Analisis Tugas 

Analisis tugas mensyaratkan pemeriksaan teliti kerja yang hendak dilakukan sesudah latihan. Ia melibatkan pengumpulan maklumat secara bersistem yang menghuraikan dengan tepat bagaimana kerja dilakukan supaya:

1. Piawai prestasi untuk pekerjaan tersebut dapat ditentukan
2. Bagaimana tugas hendak dilaksanakan untuk menepati piawai itu dan
3. Pengetahuan kemahiran, kemampuan dan ciri-ciri lain yang perlu untuk prestasi tugas yang dijalankan.
4. Masa sesuatu tugas dilakukan dan kekerapan tugas itu dilakukan.
5. Jenis pembelajaran yang diperlukan.
6. Peralatan dan bahan-bahan yang diperlukan.
7. Tempat yang paling sesuai untuk mempelajari sesuatu tugas.

Analisis Individu

Analisis individu memberi tumpuan pada pekerja itu sendiri. Melalui analisa ini dapat ditentukan ahli-ahli organisasi yang memerlukan latihan dan jenis latihan yang diperlukan. Langkah pertama analisa ini ialah penilaian prestasi. Sekiranya hasil penilaian ini menunjukkan prestasi seseorang pekerja itu memuaskan, maka tindakan yang selanjutnya tidak diperlukan. Sebaliknya jikalau prestasi pekerja itu didapati lemah, maka satu diagnosis untuk menentukan kelemahan dan kelebihannya perlu dilakukan. Maklumat diagnosis ini boleh digunakan untuk menentukan kandungan latihan, iaitu jenis latihan kemahiran dan pengetahuan yang perlu diajar agar prestasi kerja pekerja dapat diperbaiki.

Prestasi pekerja boleh dinilai berdasarkan berbagai-bagai ukuran. Salah satu daripadanya ialah ukuran tingkah laku. Penggunaan ukuran ini melibatkan pemerhatian terhadap tingkah laku kerja seseorang itu. Prestasi kerja juga boleh diukur berdasarkan ukuran ekonomi seperti jumlah unit yang dikeluarkan, jumlah jualan, produktiviti dan kadar kemalangan. Walau bagaimanapun, ukuran ekonomi lebih sesuai untuk menilai prestasi pekerja bawahan dan kurang sesuai untuk peringkat pengurusan. Akhir sekali, ujian kecekapan seperti ujian bertulis dan sampel kerja juga boleh digunakan untuk penilaian prestasi pekerja.

Pada masa ini terdapat banyak kaedah latihan yang boleh digunakan dan setiap kaedah mempunyai kesannya yang tersendiri samada buruk dan baik. Apa yang menjadi perkara pokok adalah peranan organisasi dalam menimbang bentuk latihan yang perlu dan kaedah latihan yang dilaksanakan. Dengan perkataan sebelum sesuatu latihan itu di jalankan, pihak yang bertanggungjawab dalam organisasi tersebut mestilah terlebih dahulu mengenalpasti kaedah latihan agar keberkesanannya akan mencapai tahap yang paling maksima. Disamping itu pemilihan kaedah latihan adalah bertujuan untuk:

1. Mencapai objektif latihan disamping tidak mengenepikan segala kemungkinan atau implikasi yang ujud.
2. Membolehkan jurulatih memerhati tingkah laku para pelatih sepanjang proses latihan dan memberi para pelatih maklum balas.
3. Mengujudkan suasana alam persekitaran latihan yang hampir sama dengan suasana kerja sebenar agar proses pemindahan latihan dapat dipermudahkan.

4. Membolehkan para pelatih mengambil bahagian yang aktif dalam proses latihan serta mencuba dan mengulangi sesuatu yang telah dipelajari.
5. Mengambil kira kos yang diperlukan dengan menggunakan kos yang paling minima untuk penghasilan yang paling maksima.

Kesimpulan

Pengalaman permulan seseorang pekerja baru boleh ditentu dengan memberikan sesuatu bentuk latihan, jika berjaya ia akan memberikan kesan positif terhadap masa hadapan pekerja berkenaan. Untuk memaksimumkan kesan dari orentasi, penting untuk mengenali bahawa pekerja baru memerlukan maklumat khusus dalam tiga bidang utama iaitu; 1- piawai, tradisi dan dasar syarikat, 2- kelakuan sosial dan 3- aspek teknik dari kerja itu.

Kecepatan perubahan dalam masyarakat kita telah memaksa baik pekerja yang masih bekerja maupun yang telah disingkirkan untuk terus menerus mendapatkan pngetahuan dan kemahiran baru. Keperluan latihan harus kemudiannyadihubungkan dengan pencapaian matlamat organisasi yang lebih luas dan konsisten dengan persepsi strategik dan taktik pengurusan.