Kemahiran Mengurus Projek

TAJUK              :           KEMAHIRAN MENGURUS PROJEK

TUJUAN            :          

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan am kepada pelatih mengenai Kemahiran Mengurus Projek.

1.  DEFINISI PENGURUSAN PROJEK

           

1.1               Projek

Sesebuah projek boleh menjadi sesuatu yang agak ringkas dan murah. Ianya adalah satu usaha bersifat sementara yang diambil untuk mencapai tujuan tertentu. Projek juga boleh menjadi sesuatu yang sangat kompleks dan mahal.

1.2   Pengurusan Projek

Merupakan aplikasi pengetahuan, kemahiran, peralatan dan teknik terhadap aktiviti-aktiviti projek untuk memenuhi keperluannya. Ianya juga termasuklah perancangan, pengurusan, pengarahan dan pengawalan sumber syarikat untuk objektif yang berjangka pendek yang telah dibuat ke arah menyempurnakan tujuan dan sasaran yang spesifik. Di bawah ini ialah definisi utama mengenai apa itu pengurusan projek:-

i)   Pengurusan projek mempunyai permulaan dan kesudahan yang tetap. Ianya bukan satu proses berterusan.

ii)  Pengurusan projek menggunakan berbagai-bagai alat pengukuran untuk menyiapkan dan menjejak tugasan projek. Ini termasuklah carta Gantt dan Pert.

iii)  Kadang kala projek memerlukan sumber berdasarkan add-on  (tambahan). Ini berbeza dengan organisasi yang mempunyai jawatan sepenuh masa.

1.3   Terdapat tiga poin utama yang paling penting untuk kejayaan sesuatu projek

i)   Projek itu mestilah memenuhi kemahuan pelanggan

ii)  Projek itu mestilah tidak melebihi bajet

iii)  Projek mestilah menepati waktu

1.4   Terdapat 4 fasa yang perlu dilalui oleh sesuatu projek

Peranan pengurus projek dalam pengurusan sesuatu projek merupakan satu tanggungjawab yang besar. Adalah menjadi tugas pengurus projek untuk mengarah dan menyelia sesuatu projek dari mula hingga akhirnya. Di bawah ini adalah lain-lain peranan yang dimainkannya : ~

i)   Pengurus projek mesti memahami projek itu, memudahkannya kepada satu set tugasan yang mudah diurus, mendapatkan sumber yang berpatutan dan diperlukan, serta membentuk satu kumpulan atau lebih untuk melaksanakan kerja-kerja projek

ii)  Pengurus projek mesti menetapkan sasaran akhir untuk projek ini dan mesti memotivasi pekerjanya untuk menyiapkan projek dalam masa yang diperuntukkan

iii)  Pengurus projek mesti mempunyai kemahiran teknikal. Ini berkait dengan perancangan kewangan, pengurusan kontrak, dan pengurusan pemikiran kreatif serta teknik penyelesaian masalah

iv) Tidak ada projek yang 100% menepati perancangan, maka pengurus projek mesti belajar untuk berubah mengikut keadaan 

1.5   Terdapat lapan halangan dalam kejayaan sesuatu projek

i)   Komunikasi yang lemah – banyak kali sesuatu projek gagal kerana kumpulan projek tidak mengetahui apa sebenarnya yang perlu dibuat atau apa yang telah dibuat

ii)   Tiada persetujuan – projek mestilah memenuhi semua elemen dalam sesuatu kontrak dan pelanggan serta pengurus projek mesti bersetuju dalam sebahagian besar elemen ini

iii)  Kegagalan untuk mematuhi piawai dan peraturan

iv)  Cuaca buruk

v)   Mogok kesatuan

vi)  Konflik personaliti

vii) Pengurusan yang lemah

viii) Kelemahan dalam mentafsirkan sasaran projek

1.6   Memahami Pengurusan Projek

Dalam usaha untuk memahami pengurusan projek, ia mesti dimulakan dengan definisi Pengurusan Projek. Sesuatu projek boleh dianggap sebagai sebarang siri aktiviti dan tugasan yang : ~

i)   Mempunyai satu objektif spesifik untuk disempurnakan dalam spesifikasi tertentu

ii)  Mempunyai tarikh mula dan akhir yang jelas

iii)  Mempunyai had perbelanjaan (jika berkenaan)

iv) Menggunakan sumber manusia dan bukan manusia (wang, orang ramai dan peralatan)

v)  Multi fungsi

Sebaliknya, pengurusan projek melibatkan perancangan dan pemerhatian projek dan ianya termasuklah item seperti : ~

i)   Perancangan Projek

a)  Definisi keperluan pekerjaan

b)  Definisi kuantiti dan kualiti kerja

c)  Definisi sumber yang diperlukan

ii)  Pemerhatian Projek

a)  Penjejakan kemajuan

b)  Perbandingan pendapatan sebenar dengan  anggaran pendapatan

c)  Analisa impak

d)  Membuat pengubahsuaian

1.7   Faktor Kejayaan Projek

i)   Pengurusan projek yang berjaya boleh didefinisikan sebagai mencapai objektif projek iaitu:

ii)  Menepati masa

iii)  Menepati bajet

iv) Pada tahap persembahan/teknologi yang diinginkan

v)  Menggunakan sumber projek yang ditetapkan dengan efektif dan efisien

vi) Diterima oleh pelanggan

1.8   Faedah Pengurusan Projek

Faedah berpotensi dari pengurusan projek ialah : ~

i)      Mengenalpasti fungsi tanggungjawab untuk memastikan semua aktiviti diambilkira tanpa mengira keuntungan peribadi

ii)     Meminimumkan keperluan laporan yang berterusan

iii)    Mengenalpasti had masa untuk penjadualan

iv)    Mengenalpasti metodologi untuk analisis trade-off

v)     Mengukur pencapaian berbanding perancangan

vi)    Mengenalpasti masalah lebih awal supaya tindakan pembetulan boleh dibuat

vii)   Meningkatkan anggaran keupayaan untuk perancangan masa depan

Malangnya faedah ini tidak boleh dicapai tanpa mengatasi halangan seperti : ~

i)      Kompleksiti projek

ii)     Keperluan khas pelanggan dan perubahan skop

iii)    Penstrukturan semula organisasi

iv)    Risiko projek

v)     Perubahan teknologi

vi)    Perancangan dan harga depan

2.  KEMAHIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi ialah satu proses di mana kita memberi, menerima atau bertukar-tukar maklumat dengan orang lain yang melibatkan percakapan, pendengaran atau bertulis. Maklumat ini tidak semestinya fakta yang penting. Kadang kala gerak laku, emosi atau hanya gerakan bahu boleh bertindak sebagai satu bentuk komunikasi.

2.1   Mengapa Kita Perlu Berkomunikasi?

Komunikasi merupakan satu bahagian asas dalam kewujudan manusia. Komunikasi yang berkesan sama pentingnya dengan pekerjaan. Maklumat penting perlu diberi, diterima, ditukar dan difahami beberapa ratus kali dalam setiap hari bekerja. Banyak transaksi perniagaan tidak menjadi hanya kerana komunikasi yang lemah antara manusia yang terlibat.

2.2   Memilih Penulisan atau Percakapan

Perlukah kita berkomunikasi di atas kertas atau melalui perkataan yang diucapkan? Suasana berbeza memerlukan tindakan yang berbeza. Jika anda perlu menghubungi seseorang di luar organisasi anda dengan segera, panggilan telefon mungkin adalah pilihan yang terbaik. Sebaliknya jika anda mempunyai mesej yang kompleks untuk diterangkan, menghantar surat atau faks adalah lebih baik. Penerima akan mempunyai masa untuk memahami maklumat dengan baik. Terdapat beberapa poin yang perlu diingati apabila memilih sama ada menggunakan penulisan atau percakapan sebagai satu bentuk komunikasi.

i.      Komunikasi Bertulis

Kebaikannya adalah : ~

a)  Penulisan memberikan rekod kekal

b)  Baik untuk perkara yang kompleks

c)  Dokumen boleh dirancang dan didraf dengan teliti sebelumnya

d)  Kurang kemungkinan untuk kenyataan impulsif dibuat

Keburukannya adalah : ~

a)  Kos

b)  Rekod bertulis yang kekal tidak boleh diubah dalam apa cara sekali pun

c)  Penulisan adalah lebih formal dan

d)  Tiada jaminan bahawa komunikasi bertulis akan dibaca

ii)     Komunikasi Lisan

Kebaikannya adalah : ~

a)  Bercakap dengan seseorang adalah lebih bersifat peribadi

b)  Perasaan di kedua-dua belah pihak boleh diekspres dengan lebih mudah

c)  Mesej disampaikan dengan segera

d)  Reaksi awal penerima boleh dilihat

Keburukannya adalah : ~

a)  Sukar untuk mengetahui bahawa lawan bercakap benar-benar mendengar

b)  Fakta boleh berubah semasa mesej disampaikan

c)  Tiada rekod kekal (kecuali jika dirakam)

d)         Kadang kala pertembungan personaliti boleh berlaku – lalai atau kemarahan

ii)    Lain-Lain Cara Berkomunikasi

a)   Imej Visual

Selain dari perkataan bertulis sebenar, carta dan graf boleh digunakan untuk berkomunikasi dan biasanya ia sangat berkesan. Ini membuktikan imej visual segera yang boleh difahami oleh ramai orang adalah lebih baik daripada blok teks.

b)   Bahasa Badan

Terdapat satu lagi cara berkomunikasi yang tidak melibatkan penggunaan kertas atau perkataan yang dituturkan. Ia dikenali sebagai bahasa badan. Kita boleh belajar banyak perkara dengan hanya melihat bagaimana orang memberi reaksi kepada situasi berbeza melalui senyuman, kerut wajah, ketawa mahupun air mata.

2.3  Menyusun dan Merancang Komunikasi yang Baik

Komunikasi yang gagal biasanya berlaku kerana kurangnya penyusunan dan perancangan terlebih awal. Beberapa panduan asas akan menghasilkan komunikasi yang berjaya sama ada dalam bentuk bertulis atau percakapan.

i)    Bagaimana merancang komunikasi bertulis

a)   Kumpulkan maklumat yang diperlukan

b)   Periksa dan periksa semula bahawa maklumat adalah tepat

c)   Buat nota untuk membentuk garis kasar

d)   Sediakan salinan draf

e)   Baca salinan draf dan betulkan apabila perlu

f)    Sediakan salinan akhir

ii)    Bagaimana merancang komunikasi percakapan

a)   Buat nota mengenai apa yang perlu dikatakan

b)   Pilih masa yang betul untuk mengatakannya

c)   Pilih perkataan dengan sebaiknya

d)   Pastikan maklumat diberi kepada orang yang betul

e)   Cuba hakimi reaksinya

2.4  Jelas, Tepat dan Ringkas

Adalah sangat penting untuk menjadi jelas, tepat dan ringkas walau apa juga kaedah yang digunakan. Jika tidak : ~

i)    mesej akan berubah

ii)    surat akan memulakan tindakan yang tidak sepatutnya

iii)   panggilan telefon boleh mengurangkan penggunaan kertas

3.   KEMAHIRAN BERUNDING

Semua orang berunding sama ada dalam pejabat mahupun situasi bekerja. Ianya bukanlah sesuatu yang hanya dibuat oleh orang lain. Ia merupakan kemahiran teras yang berharga dan penting. Berunding ialah kemahiran berkomunikasi yang bertindih, tetapi bermula dari komunikasi yang menyakinkan ( persuasive ). Berunding ialah mengenai perhubungan di antara dua pihak di mana kemahuan kedua-duanya adalah hampir seimbang. Contohnya, dalam kes klasik perundingan gaji, majikan mahu mencapai persetujuan untuk menyelamatkan tenaga kerjanya dan mengekalkan perniagaannya supaya berjalan lancar, dan pekerja pula mahu mencapai persetujuan supaya apabila proses berunding telah berakhir, mereka boleh meneruskan pekerjaan dengan mendapat pendapatan pada kadar baru. Prinsip keseimbangan kemahuan ini menerangkan proses tersebut dengan berkesan.

Untuk memastikan sesuatu tugas dapat disempurnakan dengan baik, kita perlu bekerja bersama orang lain dengan berkesan. Mereka ini termasuklah pengurus, teman sepejabat, orang bawahan, pelanggan, pembekal, pelawat dan lain-lain. Semasa berurusan dengan mereka, adalah berbaloi sekiranya anda mempelajari bagaimana cara untuk berhubung, berunding dan menyakinkan (persuade) orang lain dengan berkesan.

3.1  Berunding dan Memujuk ( Persuading )

Jika semua orang mampu untuk belajar seni berunding atau tawar menawar dengan pandangan orang lain atau dengan pandangannya sendiri, maka keputusan perniagaan boleh dibuat dengan lebih cepat dan baik. Istilah penyelesaian melalui rundingan ( negotiated settlement ) biasa digunakan antara kesatuan sekerja dan pengurusan. Ia bermakna persetujuan yang dicapai melalui perundingan, perbincangan, pertukaran buah fikiran dan idea dan biasanya berlaku tolak ansur di antara kedua-dua belah pihak. Sama juga  dengan kemahiran untuk menyakinkan orang lain dengan pujukan yang lembut ( gentle persuasion ) untuk membantu orang tersebut melihat pada pandangan yang berlainan, tetapi penekanan di sini adalah memujuk secara lembut ( gentle persuasion ).

3.2  Membuat Keputusan

Ramai orang merasa susah untuk membuat keputusan. Apabila membuat keputusan, timbang kebaikan dan keburukan dengan sebaiknya, minta nasihat dari orang lain jika perlu dan teruskan. Keputusan yang dibuat dalam kehidupan pekerjaan mungkin bukanlah keputusan yang betul, tetapi jika anda boleh belajar dari keputusan yang salah, anda tidak akan rugi.

Untuk membantu membuat keputusan yang betul buat pertama kali, lihat cadangan di bawah : ~

i)    Kumpul fakta berkait dengan keputusan yang akan dibuat

ii)    Kenalpasti pilihan yang ada

iii)   Nilai sama ada orang lain perlu terlibat dalam membuat keputusan ini

iv)   Ambil kira faktor risiko. Apa akan terjadi jika keputusan yang salah dibuat?

v)   Buat pilihan dengan faktor risiko yang paling rendah selagi ia mencapai sasaran

vi)   Apabila keputusan telah dibuat, bertindaklah secepat yang boleh

vii)  Yang penting ialah jangan sekali-kali membuat keputusan secara tergesa-gesa agar tiada penyesalan di kemudian hari

3.3  Menawarkan Nasihat

Sentiasalah cuba mendengar orang lain dan masalah mereka, tetapi adalah lebih baik untuk tidak menawarkan nasihat kecuali diminta. Ini adalah berkait dengan kehidupan kerja dan peribadi. Nasihat yang ditawarkan dengan kepercayaan yang baik biasanya selalu diputarbelit atau diubah untuk menepati tujuan seseorang.

     

3.4  Menerima Kritikan

Terdapat perbezaan yang besar antara kritikan membina dan kritikan tanpa tujuan. Kritikan membina boleh menjadi sangat berguna, positif dan membantu. Kritikan tanpa tujuan adalah bersifat memusnahkan. Jika anda dikritik kerana kerja anda, pertama sekali berhenti dan fikir sama ada kritikan itu adil. Jika ianya adil, buat sesuatu mengenainya dan jangan takut mengaku yang anda telah membuat kesilapan.

3.5  Belajar Mengagih Kerja

Semua pengurus dan ketua yang berjaya telah belajar mengagih kerja. Dalam organisasi yang besar mereka tidak mungkin boleh mengambil semua keputusan sendiri. Kamus menterjemahkan perkataan ’delegate’ sebagai mengamanahkan kuasa kepada timbalan ( to entrust authority to deputy ) tetapi dalam hal ini walau apa pun jawatan anda dalam organisasi dan sama ada anda mempunyai penolong atau tidak, pengagihan sedikit kuasa-kuasa tertentu mungkin akan dapat membantu.

i)    Mengapa susah untuk mengagih kerja?

Pengagihan boleh membawa masalah. Alasan mengapa pengurus dan lain-lainnya gagal untuk mengagih kerja mereka ialah seperti di bawah : ~

a)   Menganggap mereka boleh membuat kerja itu sendiri dengan lebih baik

b)   Menganggap mereka boleh membuat kerja dengan lebih cepat

c)   Tidak mahu menghabiskan masa melatih orang lain

d)   Bimbang orang lain mungkin membuat kerja itu dengan lebih baik berbanding apa yang mereka boleh buat

e)   Suka dilihat banyak kerja

f)    Mungkin tidak boleh mengagihkan kerja kerana kekurangan pekerja

ii)    Kebaikan

a)   Memperbaiki keseluruhan efisiensi di tempat kerja

b)   Memberi semua pekerja matlamat yang lebih besar

c)   Mengurangkan tekanan terhadap pekerja yang terlalu banyak tugas

d)   Membina kerja berkumpulan yang lebih baik

f)    Mewujudkan persekitaran kerja yang lebih baik

iii)   Pengagihan secara langkah demi langkah

a)   Putuskan tugasan yang hendak diagihkan ( agihkan tugasan yang hanya boleh di pindahkan sementara )

b)   Putuskan siapa yang akan menerima agihan

c)   Periksa orang tersebut jika mereka gembira untuk menerima beban kerja tambahan

d)   Jika ya, latih mereka untuk menjalankan tugas

e)   Perhatikan kemajuan

f)    Agihkan lebih lanjut jika perlu

3.6  Mempelajari Teknik

Dengan mempelajari dan menyusun teknik perundingan anda akan menyelamatkan diri anda atau masa dan wang organisasi. Atau, anda mungkin hanya meletakkan diri anda dalam kedudukan yang lebih kuat untuk mencapai apa yang anda mahu dalam perbincangan.

3.7  Mengaitkan Komunikasi Pendorong dengan Perundingan

a)   Menjelaskan keadaan

Komunikasi adalah berkenaan menjelaskan sesuatu dan ianya tidaklah mudah. Komunikasi Pendorong ( persuasive ) adalah berkaitan dengan menyuruh seseorang membuat apa yang kita mahukan dan ianya boleh menjadi sesuatu yang sukar dilakukan. Perundingan bertujuan untuk mencapai persetujuan ke atas urus janji ( deal ). Proses ini bertindih seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3. Sebelum melihat dengan mendalam mengenai perundingan, kita mesti menetapkan keadaan dan berurusan dengan kemahiran asas dari mana ia muncul.

4.   ASAS KEMAHIRAN PEMBENTANGAN

Ketua membuat pembentangan kepada pelbagai jenis penonton contohnya ahli lembaga, pekerja, ketua masyarakat dan kumpulan pelanggan. Biasanya terdapat banyak yang boleh diperolehi dengan cepat atau hilang dari sesuatu pembentangan. Sedikit panduan sangat berguna untuk membuat pembentangan yang tinggi keberkesanannya.

Memenuhi kemahiran pentadbiran biasanya membantu dalam merekabentuk pembentangan yang berkesan. Perhatikan bahawa garis panduan di bawah ditujukan kepada pembentangan umum, bukan untuk sesi latihan di mana pembentangan anda ialah untuk membantu pelajar mendapat pengetahuan, kemahiran, atau tingkahlaku spesifik yang bertujuan untuk memperbaiki persembahan mereka dalam sesuatu tugasan atau kerja.

4.1  Garis Panduan Asas untuk Merekabentuk Pembentangan

i.    Senaraikan dan utamakan 3 gol teratas yang mahu dicapai dari penonton anda. Adalah tidak mencukupi dengan hanya bercakap dengan mereka. Anda mungkin fikir bahawa anda mengetahui apa yang mahu anda capai dalam pembentangan tersebut, tetapi jika anda sendiri tidak jelas dengan diri anda dan orang lain, ianya adalah sangat mudah – terlalu mudah – untuk penonton tidak dapat mengambil poin dalam pembentangan anda. Contohnya, gol anda ialah supaya mereka menghargai kejayaan organisasi anda, belajar menggunakan perkhidmatan anda dan sebagainya. Sekali lagi, gol sepatutnya mengenai apa yang anda mahu capai dengan penonton anda.

ii)    Anda perlu sangat jelas mengenai siapa penonton anda dan mengapa penting bagi mereka untuk berada dalam perjumpaan itu. Penonton anda akan ingin mengetahui secara terus mengapa mereka yang dipilih untuk berada dalam pembentangan tersebut. Pastikan pembentangan anda menjelaskan perkara ini kepada mereka dengan segera. Ini akan membantu anda menjelaskan senarai jemputan dan merekabentuk jemputan kepada mereka.

iii)   Senaraikan poin utama mengenai maklumat yang anda mahu sampaikan kepada penonton. Apabila anda telah siap membuat senarai ini, tanya diri anda ”Jika semua orang dalam penonton memahami semua poin ini, maka adakah saya akan mencapai gol yang saya tetapkan untuk perjumpaan ini?”

iv)   Anda perlu jelas dengan ton yang anda tetapkan untuk pembentangan anda contohnya berharap, meraikan, amaran, kerja kumpulan dan sebagainya. Mengenalpasti ton ini sendiri akan membantu anda menerbitkan mood kepada penonton.

v)   Rekabentuk satu pembukaan yang ringkas (kira-kira 5-10% daripada keseluruhan masa pembentangan) : ~

a)   Bentangkan gol anda untuk sesi pembentangan tersebut

b)   Jelaskan faedah pembentangan kepada penonton

c)   Jelaskan pelan keseluruhan pembentangan anda

vi)   Sediakan kandungan pembentangan anda (kira-kira 70 – 80% daripada masa pembentangan)

vii)  Rekabentuk penutup yang ringkas (kira-kira 5 – 10% daripada masa pembentangan) yang menyimpulkan poin kunci dari pembentangan

viii) Rekabentuk masa untuk pertanyaan dan jawapan (kira-kira 10% daripada masa pembentangan)

4.2  Panduan Asas Mengenai Bahan Pembentangan

Anda mungkin akan menyampaikan bahan tambahan contohnya artikel, laporan, dan sebagainya selain daripada membuat pembentangan. Anda juga mungkin akan menyerahkan salinan pembentangan, contohnya menyampaikan salinan slaid yang akan anda rujuk semasa pembentangan. Anda mungkin menggunakan slaid transparensi atau memaparkan slaid dari komputer peribadi kepada skrin projektor.

i)    Jika anda merancang untuk memaparkan slaid anda dari komputer kepada skrin projektor, maka pastikan semua sistem komputer telah diperiksa sebelum orang ramai masuk ke bilik perjumpaan

ii)    Guna paparan yang konsisten, atau organisasi warna dan imej pada material anda

iii)   Jika anda menggunakan transparensi pada projektor overhed, maka sediakan satu slaid untuk setiap 3-5 minit dalam pembentangan anda. Masukkan 5 – 8 barisan frasa penomboran ( bullet ) pada setiap slaid

iv)   Jika anda memberikan maklumat tambahan semasa pembentangan, maka penonton akan semestinya membaca maklumat ini semasa pembentangan anda daripada mendengar penerangan. Oleh itu, berikan maklumat ini selepas anda telah selesai membuat pembentangan. Atau, berikan di awal pembentangan dan minta mereka jangan membacanya sehingga pembentangan selesai.

v)   Sekiranya anda menyediakan kertas edaran yang berupa salinan kepada slaid yang ditayangkan, pastikan teks pada kertas edaran tersebut cukup besar supaya penonton boleh membaca teks di atas meja di depan mereka tanpa perlu memegang  kertas tersebut ke muka mereka. Pastikan juga anda meninggalkan sedikit ruang pada kertas edaran untuk penonton membuat catatan di atasnya.

Garis Panduan Asas Mengenai Penyampaian Anda

a)   Jika anda bercakap kepada satu kumpulan kecil (contohnya 2 – 15 orang), cuba adakan hubungan mata dengan setiap orang untuk beberapa saat melalui penyampaian anda

b)   Alih pandangan dari material atau nota setiap 5 -10 saat untuk melihat penonton anda

c)   Cakap dengan lebih kuat dan lebih perlahan daripada yang biasa anda buat dengan rakan-rakan. Satu cara yang baik untuk melatih garis panduan ini ialah dengan bercakap bersama-sama pembaca berita apabila anda menonton televisyen

d)   Pelbagaikan nada dan tinggi / rendah suara dalam ucapan anda. Suara yang hanya satu nada ( monotone ) sangat merbahaya untuk mendapatkan perhatian daripada penonton

e)   Berdiri dengan kaki terbuka seluas bahu anda

f)    Jangan terlalu banyak menggerakkan tangan