Analisa Maklumat

TAJUK :           ANALISA MAKLUMAT

TUJUAN:           Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi maklumat kepada pelatih bagaimana menganallisa maklumat yang diperolehi daripada sumber-sumber lain dan bagaimana memprosesnya.

1          PENGENALAN 

Menganalisa maklumat dikumpul melalui sebarang proses membuktikan dan membaiki yang boleh terdiri dari kesimpulan lukisan mudah berdasarkan tindakbalas sehinggalah kepada helaian untuk memegang maklumat, supaya pengguna boleh melihat pelbagai respon dari orang yang berbeza. Ianya boleh dibuat oleh seorang manusia dan dipendekkan dalam laporan atau ia boleh dibuat oleh sekumpulan manusia sebagai asas untuk perbincangan.

Perniagaan biasanya meminta individu di luar organisasi untuk memberikan maklumat atau untuk mengambil beberaapa tindakan: menghadiri mesyuarat, menghantar kad maklumat, mengeluarkan dokumen, mengesahkan satu alamat, dan membekalkan maklumat satu pesanan. Semua mesej ini biasanya pendek dan ringkas, tetapi beberapa keadaan memerlukan penerangan yang lebih mendalam. Jika digunakan dengan baik, memo, surat dan laporan boleh berkomunikasi dengan berkesan, tepat dan berkuasa. Jika disalahgunakan, memo hanya membuang masa dan usaha, hanya menambah bilangan kertas yang digunakan dan boleh menjejaskan reputasi perniagaan.

2          ELEMEN ANALISA MAKLUMAT

            Terdapat tiga elemen analisa maklumat:

i)              mengumpul dan menyusun maklumat

ii)             mengkaji dan menganalisa maklumat

iii)            membentangkan maklumat

2.1          Mengumpul dan Menyusun Maklumat

(a)           maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang bersesuaian untuk dianalisa, diterjemah dan diagih mengikut keperluan organisasi

(b)           maklumat yang dimiliki oleh organisasi diakses dan dinilai ketepatan dan relevannya berdasarkan keperluan organisasi yang telah dibuat

(c)           kaedah mengumpul maklumat boleh diharap dan mengguna sumber yang berkesan berdasarkan keperluan organisasi

(d)           teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memerhati berdasarkan keperluan organisasi

(e)           Maklumat dikemaskini, dibaiki, dikekalkan dan disimpan berdasarkan keperluan organisasi

2.2          Mengkaji dan Menganalisa Maklumat

(a)           tujuan kajian dijelaskan dengan sebaiknya dan bersamaan dengan keperluan organisasi

(b)           data yang digunakan sah dan relevan kepada tujuan kajian

(c)           strategi kajian bersesuaian kepada keperluan kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan berkesan

(d)           kaedah analisa data boleh diharap dan sesuai dengan tujuan kajian

(e)           anggapan digunakan dalam analisa adalah jelas, saksama dan konsisten dengan tujuan kajian

(f)            kesimpulan disokong oleh bukti dan menyumbang kepada pencapaian tujuan perniagaan

2.3          Membentang Maklumat

(a)           cadangan dan isu dibentang dalam format, stail dan struktur yang sesuai menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai

(b)           struktur dan format laporan jelas dan mengikut keperluan organisasi

(c)           penemuan kajian dilapor dan disebar mengikut keperluan organisasi

(d)           tindakbalas dan komen terhadap kessuaian dan sufficiency penemuan diperolehi mengikut keperluan

3              JENIS MAKLUMAT

Permintaan rutin memerlukan sentuhan dengan penuh berhati-hati walaupun ianya adalah organisasi yang ringkas. Dalam kebanyakan organisasi, terdapat borang maklumat seperti memo, surat dan laporan seperti yang dihantar ke beratus mahupun beribu pekerja, pelanggan, pembeli dan pemegang saham. Pemilihan perkataan yang kurang sesuai serta ton perbualan yang kurang menyenangkan dalam menyampaikan maklumat boleh mengakibatkan rasa kurang senang penerima maklumat tersebut. Terdapat beberapa jenis maklumat iaitu dalam bentuk ;

4              MEMORANDUM

Memorandum atau memo ialah komunikasi jenis bertulis yang biasanya digunakan untuk komunikasi dalam pejabat. Ia boleh ditulis oleh:

1.             satu individu kepada satu individu yang lain

2.             satu jabatan ke jabatan yang lain

3.             satu individu ke sejumlah pekerja yang ramai di tahap berlainan dalam organisasi

Tiada sebarang format tunggal memo yang diterima secara universal. Bagaimanapun di bawah ini ialah beberapa bahagian asas, yang biasanya dijumpai dalam satu memo:

(a)           Kepala memo

Tajuk ‘MEMORANDUM’ atau ‘MEMO’ di bahagian tengah atas mukasurat. Nama organisasi boleh diletakkan di atasnya

(b)           Barisan ‘Kepada’

Ini mengenalpasti penerima memo. Biasanya nama dan pangkat penerima diberikan. Jabatan boleh juga dimasukkan. Memo boleh dialamatkan kepada sekumpulan manusia contohnya, ‘Semua Ketua Jabatan’

(c)           Barisan ‘Daripada’

Ini mengenalpati penulis memo. Ia termasuk maklumat yang sama seperti dalam barisan ‘Kepada’

(d)           Barisan ‘Tarikh’

Ini ditulis dengan salah satu cara ini:

i)              18 Mei 2001

ii)             Mei 18, 2001

(e)           Barisan ‘Perkara’

Ini memberikan tajuk kepada isi kandungan memo. Ianya mesti ringkas dan jelas.

(f)            Bahagian ‘Badan/Isi’

Isi memo biasanya dibahagikan kepada tiga perenggan:

i)              perenggan 1

Perkenalkan dengan ringkas kandungan perkara

ii)             perenggan 2

beri maklumat mendalam mengenai perkara

iii)            jelaskan apa yang penerima perlu lakukan dan bila perlu dilakukan

(g)           Tandatangan

Memo perlu ditandatangan atau ditanda ringkas oleh penghantar di penghujung memo.

Kata-kata ‘Tuan’ dan penutup ‘Yang Benar’ tidak digunakan dalam memo. Jangan tulis nama anda dan pangkat selepas tandatangan.