Pengurusan Sistem

TAJUK       :     PENGURUSAN SISTEM

TUJUAN

Kertas penerangan ini akan menerangkan tentang sistem yang terdapat di dalam persekitaran kerja-kerja teknikal. Tajuk ini agak sukar untuk diperjelaskan kerana ia bersifat generik ( saling berkait ) tetapi untuk modul ini tumpuan akan diberi kepada satu tajuk khusus ( kajian kes ) iaitu panel kawalan penggera kebakaran.

1.         DEFINISI SISTEM

Sistem adalah satu kumpulan / set entiti samada yang boleh dilihat atau abstrak, mengandungi keseluruhan komponen dimana setiap komponen yang saling berkait atau sekurang-sekurangnya berhubungan dengan satu komponen lain untuk mencapai satu objektif yang sama. Mana-mana objek atau elemen yang tidak berkaitan dengan mana-mana komponen sistem bukanlah sebahagian daripada sistem.      

Subsistem pula adalah satu set atau kumpulan elemen yang merupakan satu satu sistem yang menjadi sebahagian daripada keseluruhan sistem. Sistem juga boleh merujuk kepada rangkakerja,  samada perisian atau perkakasan yang direka untuk menjalankan program aplikasi.  

2.         TEORI SISTEM

Teori pemikiran lama menyatakan bahawa sistem meliputi keseluruhan elemen yang terlibat. Teori ini telah dikritik kerana …..

(1)        Ia telah menafikan hubungan diantara organisasi ( pihak yang menggerakkan sesuatu sistem ) dan persekitaran dalamannya

(2)        Biasanya menekankan kepada aspek organisasi sahaja atau pekerja-pekerjanya sahaja berbanding dengan pertimbangan-pertimbangan lain

Pada tahun 1960an, cendekiawan dalam bidang pengurusan telah memperincikan takrif organisasi untuk menafsirkannya sebagai suatu sistem yang menyeluruh. Dengan berdasarkan pendekatan saintifik umum yang dikenali sebagai Teori Sistem Organisasi, sistem adalah satu sistem terbuka serta banyak bergantung kepada  input luar seperti bahan mentah, sumber manusia dan modal. Mereka menukar input ini menjadi produk / output yang lazimnya dapat memenuhi keperluan pasaran seperti barang-barang dan perkhidmatan. Kehendak pasaran akan memberi maklumbalas kepada produk / output ini dan input yang diperolehi daripada maklumbalas ini akan digunakan untuk memperbaiki sistem yang ada dimasa akan datang. Proses ini terus berulang untuk sepanjang kitaran hayat sistem tersebut seperti yang ditunjukkan di dalam Gambarajah (i)

Teori Sistem juga turut menyatakan bahawa sesebuah organisasi merupakan satu sistem kepada beberapa siri subsistem. Sebagai contoh, Syarikat Penerbangan Malaysia ( MAS ) adalah  subsistem kepada industri penerbangan dunia manakala kakitangan penerbangannya pula merupakan subsistem kepada MAS itu sendiri. Teori sistem menyatakan bahawa setiap subsistem adalah merupakan komponen kepada keseluruhan sistem dan ia saling bergantungan dengan subsistem-subsistem yang ada.

 

SISTEM TERBUKA

            Organisasi yang dipengaruhi oleh persekitarannya, seterusnya mengubah persekitaran organisasi tersebut.

         INPUT

            Bahan dan perkhidmatan yang digunakan  oleh organisasi untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan baru.

         OUTPUT

            Produk  atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh organisasi.

         PERSEKITARAN LUAR

Semua sumber yang terdapat di luar organisasi seperti pelanggan, pesaing, kerajaan dan keadaan ekonomi.

         PERSEKITARAN KOMPETATIF

            Keadaan semasa di sekeliling organisasi termasuk pembekal, pelanggan, pesaing dan seumpamanya.

         PERSEKITARAN MACRO

            Keadaan umum : termasuklah kerajaan yang memerintah,  keadaan ekonomi dan semua faktor lain yang secara umumnya boleh memberi kesan kepada sesebuah organisasi.

3.         JENIS-JENIS SISTEM

Terdapat banyak sistem di dalam kehidupan.  Diantaranya adalah : ~

         Sistem Kejuruteraan

         Sistem Sains

         Sistem Perisian Dan Teknologi Maklumat

         Sistem di dalam masyarakat dan sains kognitif serta penyelidikan pengurusan

         Sistem Pemikiran

         Sistem Pengeluaran

         Sistem Sosial

         Sistem Usahasama ( seperti internet, sistem pengangkutan pintar dan sistem pertahanan udara bersepadu )

Tetapi untuk nota ini hanya jenis-jenis sistem berikut yang dibincangkan : ~

3.1       Sistem Kejuruteraan

Dalam sistem kejuruteraan , konsep sesuatu sistem lazimnya diterangkan secara jelas / terperinci. Ia digunakan dalam pelbagai konteks untuk pelbagai aktiviti asas kejuruteraan seperti merancang, merekabentuk, membentuk, membangun dan menyelenggara.   

Sistem kejuruteraan menggunakan pendekatan pelbagai disiplin dengan tujuan untuk mencapai matlamat dan kejayaan sistem. Ia boleh dianggap sebagai satu penggunaan teknik kejuruteraan kepada sistem kejuruteraan, seperti mana penggunaan sistem untuk mencapai keberkesanan kejuruteraan.

Sistem kejuruteraan mengabungkan beberapa kumpulan yang mempunyai disiplin dan kepakaran tertentu dalam satu pasukan yang akan menjalankan proses pembangunan yang tersusun bermula daripada pembangunan konsep, operasi pengeluaran dan pelupusan dengan matlamat untuk menghasilkan / menyediakan produk yang berkualiti dan memenuhi keperluan semua pengguna.

3.2       Sistem Sains

Istilah ini mula digunakan pada tahun 1960an yang merujuk kepada bidang sistem sains yang kompleks iaitu sistem kawalan dan komunikasi jentera pelbagai disiplin           ( cybernetics ). Sebagai sistem sains antara disiplin ia digunakan dalam pelbagai bidang seperti kejuruteraan sains, biologi, perubatan dan sains kemasyarakatan.

Sistem sains banyak berkaitan dengan pembangunan diri, sistem pelbagai ejen, sistem terbuka, sistem tertutup, kelok maklumbalas dan fenomena yang berkaitan.

3.3       Sistem Teknologi Maklumat dan Sains Komputer

Didalam bidang sains maklumat dan sains komputer,  sistem boleh ditafsirkan sebagai kaedah atau cara pengiraan. Contohnya, sistem pengiraan menggunakan angka Roman dan pelbagai kaedah sistem menfail kertas atau katalog dan sistem perpustakaan.  Contoh-contoh yang disebutkan masih memenuhi definisi sistem iaitu komponen-komponen yang yang berkait antara satu sama lain.

Sistem juga boleh merujuk kepada rangkakerja,  samada perisian atau perkakasan yang direka untuk menjalankan program aplikasi. 

3.4       Sistem di dalam masyarakat dan sains kognitif serta penyelidikan pengurusan

Sains sosial dan kognitif men mengenalipasti sistem di dalam model dan masyarakat manusia. Mereka membuat perbandingan cara otak manusia berfungsi dan proses pemikiran dengan sistem etika normatif dan corak tingkahlaku sosial atau budaya.

3.5       Sistem Pemikiran

Ia adalah satu cara berfikir / mencari alasan dan menyelesaikan masalah. Ia bermula daripada mengenalpasti ciri-ciri sistem pada suatu masalah. Ia boleh jadi satu keberkesanan kepimpinan. Sesetengah individu boleh berfikir secara global tetapi bertindak secara lokal. Individu sedemikian berkeupayaan untuk mempertimbangkan memungkinan kesan yang mungkin terjadi terhadap keputusan yang telah diambil. Ia juga merupakan sistem asas dalam pengajaran bidang psikologi.

4.         KAJIAN KES – SISTEM TEKNIKAL

Dalam bidang kejuruteraan, konsep sesuatu sistem lazimnya diterangkan secara jelas / terperinci. Ia digunakan dalam pelbagai konteks untuk pelbagai aktiviti asas teknikal seperti merancang, merekabentuk, membentuk, melaksana, membina dan menyelenggara. Sebagai contoh : sistem pencegah kebakaran yang terdapat di setiap pejabat. Keperluan kepada kemudahan ini telah menyebabkan keseluruhan proses merancang dan merekabentuk sesebuah bangunan pejabat mesti mengambilkira keperluan untuk menempatkan di sistem ini di dalam bangunan tersebut. Untuk membina dan menyelenggara sistem tersebut juga memerlukan kepada pengetahuan dan asas teknikal. 

 Kajian kes sistem panel kawalan amaran kebakaran dipersembahkan sebagaimana berikut : ~

Sistem amaran kebakaran dipasang pada bangunan bertujuan untuk memberi amaran sekiranya berlaku kebakaran. Alat ini dikawal oleh panel kawalan amaran kebakaran (  Fire Alarm Control Panel -  FACP ) iaitu satu peranti kawalan pusat yang berfungsi untuk mengesan, melapor dan bertindak ke atas api atau kebakaran yang berlaku pada sesebuah bangunan. 

Hampir kesemua negara di dunia hari ini mewajibkan pemasangan sistem kawalan kebakaran pada setiap bangunan baru.

Panel kawalan kebakaran konvensyenal telah mula dicipta apabila sistem elektronik yang kecil telah dibangunkan. Sistem ini masih digunakan sekarang terutama dibangunan-bangunan lama atau di sekolah-sekolah.

Panel amaran kebakaran konvensyenal ini mempunyai beberapa litar dengan setiap litar dipasang meliputi keseluruhan  bangunan mengikut zon. Sebuah pelan bangunan yang menunjukkan kedudukan zon akan di tempatkan di pintu masuk utama bangunan. Lampu isyarat penunjuk ( LED ) turut dipasang untuk mengenalpasti kawasan yang dikawal.

Diantara kelemahan sistem ini adalah ia tidak dapat mengenalpasti tempat sebenar sekiranya berlaku kebakaran pada satu-satu zon. Kebakaran berkemungkinan berlaku di dalam sebuah bilik kecil tetapi petugas kebakaran hanya tahu kebakaran telah berlaku pada zon dimana bilik kecil tersebut terletak.

Panel amaran kebakaran terperinci adalah lebih maju dan sesuai digunakan kerana ia mempunyai pelbagai fungsi untuk diselaraskan / program dan mampu mengesan tempat kebakaran dengan lebih tepat.

Sistem amaran kebakaran mempunyai asas kawalan berkomputer yang dihubungkan dengan stesyen kawalan kebakaran pusat. Sistem ini mempunyai pelan utama yang menunjukkan keseluruhan tingkat-tingkat bangunan. Pengguna atau pengawal keselamatan boleh memantau perkembangan setiap kawasan melalui pelan ini.

Kebanyakan sistem terkini mempunyai monitor skrin sentuh tetapi kebanyakan pengguna lebih menggemari sistem monitor biasa yang menggunakan tetikus kerana penggunaan skrin sentuh boleh menyebabkan berlaku kesilapan jajar dan memudahkan kemungkinan berlaku kesilapan penggunaan.

4.1       SISTEM RESET

Sistem ini digunakan untuk mengembalikan sistem kepada keadaan asal selepas berlaku amaran. Semua peranti akan diset balik kepada keadaan asal dan panel tersebut adalah bebas daripada sebarang amaran. Sekiranya masih berlaku amaran walaupun panel telah direset,  itu bermakna masih terdapat kesan-kesan kebakaran seperti asap atau suis manual belum diangkat semula. Sistem reset juga digunakan untuk kerja-kerja penyeliaan. Semasa kebakaran masih berlaku reset semula tidak boleh dilakukan kecuali kebakaran tersebut telah dapat diatasi sepenuhnya.

4.2       PERAKUAN

Ringkasnya ‘ACK’ ( Acknowledge ) digunakan untuk memaklumkan tentang situasi kecemasan dan kebakaran yang berlaku. Ia berfungsi untuk memaklumkan kepada panel bahawa kakitangan atau petugas kebakaran di bangunan berkenaan telah sedia maklum tentang amaran, kecemasan atau kerja-kerja penyeliaan yang sedang dilakukan.  Biasanya semasa ‘ACK’ ini sedang aktif, bunyi penggera panel itu akan dipadamkan dengan sendirinya.

4.3       LATIHAN KEBAKARAN

Dikenali juga sebagai tatacara pengosongan bangunan. Bagi panel yang mempunyai fungsi ini, apabila ia diaktifkan  semua peralatan pemberitahuan akan mengeluarkan isyarat bahawa latihan kebakaran sedang dilakukan. Semasa latihan kebakaran ini dilakukan, amaran kebakaran tersebut tidak dihantar ke jabatan bomba tetapi pada kebiasaanya jabatan tersebut akan dimaklumkan terlebih dahulu tentang latihan yang akan diadakan.

4.4       LALUAN SELAMAT

Ia menunjukkan laluan selamat dengan bantuan peralatan pemberitahuan semasa berlaku kecemasan. Jabatan Bomba atau pusat kawalan akan sedia maklum tentang amaran ini kerana sambungan akan diaktifkan pada laluan selamat ini.

4.5       AMARAN TANPA BUNYI

Sistem ini bergantung tatarajah yang telah dibuat,  samada keseluruhan peralatan sistem pemberitahuan telah dipadamkan  atau hanya siren kecemasan sahaja yang disenyapkan tapi lampu amaran masih terus menyala.  Amaran tanpa bunyi memudahkan anggota penyelamat berkomunikasi semasa menjalankan tugas. Amaran ini juga sering digunakan semasa pembinaan bangunan iaitu untuk tujuan ujian awal sebelum ujian akhir penuh.

4.6       UJIAN LAMPU

Butang ujian lampu ini sudah kurang digunakan sekarang. Ia bertujuan untuk menguji keadaan peralatan lampu amaran.

4.7       PANEL AMARAN

Kebanyakan panel amaran kebakaran sekarang mempunyai fungsi untuk memaklumkan kepada pengawal bangunan tentang suatu situasi yang berkemungkinan mempunyai potensi untuk menjadi lebih merbahaya.  Panel amaran kebakaran akan menunjukkan situasi tidak normal dengan lampu yang menyala atau berkelip. Terdapat juga panel yang memberi amaran dalam bentuk bunyi namum tidak semua panel mempunyai kemudahan ini.

Jenis-jenis penunjuk : ~

(i)         Amaran ( lampu merah )

Ia juga bermaksud ‘API’. Petunjuk ini menyala apabila berlaku kebakaran yang berjaya  di kesan oleh peranti pengesan asap, pengesan haba, perenjis atau lain-lain penggera. Selain dari lampu merah ini, peralatan pemberitahuan seperti hon dan lampu strob akan turut diaktifkan, memaklumkan kepada kakitangan supaya mengosongkan bangunan tersebut. Semasa kecemasan ini, panel amaran akan menunjukkan lokasi tempat kebakaran tersebut. Panel amaran boleh diset semula apabila kebakaran telah dihapuskan dan peralatan amaran telah dipulihkan seperti asal.

(ii)        Amaran Tanpa Bunyi ( lampu merah )

Ia menunjukkan bahawa panel amaran masih menunjukkan kebakaran masih ada tetapi semua peralatan pemberitahuan seperti hon siren amaran dan lampu strob telah dipadamkan. Semasa amaran senyap ini, semua peralatan bantuan dan menyelamat seperti lif kecemasan, tangga kecemasan dan saluran pengudaraan masih berfungsi seperti biasa. Sekiranya berlaku kecemasan yang baru, amaran tanpa bunyi ini akan diganti dengan amaran kebakaran biasa dan semua peralatan pemberitahuan akan diaktifkan.

(iii)       Memanggil Jabatan Bomba ( lampu merah atau kuning )

            Penunjuk ini akan diaktifkan sebaik sahaja petugas keselamatan telah dimaklumkan secara automatik oleh sistem panel amaran kebakaran. Bagaimana panggilan kepada jabatan bomba akan dibuat bergantung kepada ketetapan yang dipilih samada secara sambungan terus, secara memilih atau tidak dibenarkan panggilan dibuat.

(iv)       Latihan Kebakaran  ( lampu merah )

Pada panel terdapat satu penunjuk ‘Latihan Kebakaran’ yang menunjukkan bahawa amaran kebakaran telah diaktifkan daripada panel amaran kebakaran itu sendiri apabila latihan kebakaran hendak diadakan.  Apabila hendak mengadakan latihan kebakaran ini biasanya Jabatan Bomba tidak akan diberitahu secara automatik oleh panel ini, sebaliknya kakitangan bangunan akan dimaklumkan terlebih dahulu tentang latihan kebakaran itu kepada Jabatan Bomba untuk mengelakkan sebarang kekecohan sekiranya berlaku kesilapan atau jabatan tersebut dihubungi secara tidak sengaja.

(v)        Masalah / Kesilapan ( lampu kuning )

Dikenali juga sebagai ‘Rosak’. Apabila lampu ini menyala atau berkelip ia mungkin menunjukkan berlaku masalah ke atas panel itu sendiri. Masalah ini mungkin berpunca daripada  ……….

- pengesan asap telah tercemar / kotor

- sistem mengalami masalah elektrikal

- penggera pada zon tertentu telah ditutup

- ada litar yang telah ditutup

- kuasa bateri simpanan telah lemah

- peralatan penunjuk kecemasan telah ditutup

- litar pintas telah berlaku.

Semasa ini juga, panel akan menunjukkan kawasan / zon atau peralatan yang menyebabkan berlaku masalah / kesilapan tersebut. Penunjuk masalah ini akan terpadam secara automatik apabila punca masalah tersebut telah dipulihkan.

(vi)       Penyeliaan  ( lampu kuning )

Isyarat ini menunjukkan bahawa terdapat sistem / peralatan pengawal kebakaran yang ditutup seperti sistem perenjis dan pengesan asap. Penunjuk ini akan terpadam secara automatik apabila keadaan pulih seperti biasa tetapi pada kebiasaanya panel perlu diset semula untuk pulihkan keadaan seperti sediakala.

(vii)      Kuasa Arus Ulangalik ( AC power )   ( lampu hijau )

Ia memberi maksud keadaan ‘Normal’. Apabila penunjuk ini menyala, itu bermakna panel mendapat kuasa sepenuhnya daripada punca kuasa elektrik bangunan tersebut , bukan daripada bateri simpanan. Apabila berlaku masalah bekalan elektrik, penunjuk masalah akan menyala dan penunjuk kuasa ulangalik akan terpadam dan pada skrin akan keluar amaran bekalan elektrik terputus. Sekiranya tiada sebarang penunjuk yang menyala, itu bermakna tiada sebarang punca kuasa yang menghidupkan panel tersebut.

(viii)      Kuasa Arus Terus ( DC power )   ( lampu hijau )

Penunjuk ini menandakan bahawa kuasa bateri simpanan sedang dicas.

(ix)       Kuasa Arus Terus ( DC power )   ( lampu merah )

Penunjuk ini menandakan bahawa sistem sedang beroperasi dengan menggunakan bekalan kuasa daripada bateri simpanan sahaja.

(x)        Terlebih Kuasa  ( lampu hijau )

Penunjuk ini menyala apabila panel tersebut mendapat bekalan kuasa yang melebihi paras biasa.

4.8       Proses Pengumpulan Data

FACP dikawalselia oleh petugas keselamatan secara mingguan untuk mendapatkan maklumat tentang kekerapan berlaku masalah atau kebakaran.  Sampel borang maklumat tersebut adalah sebagaimana Jadual 1. Data yang telah dikumpul perlu  dimasukan ke dalam jadual sebagaimana Jadual 2. Data tersebut perlu dipersembahkan dalam bentuk yang mudah difahami seperti carta histogram. Untuk mengetahui butiran punca kebakaran dan kesannya kepada keseluruhan sistem,  carta ishikawa akan digunakan.