Strategi Penyelesaian Masalah

TAJUK  :          STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

TUJUAN:           Objektif topik ini ialah memberi sepenuh kefahaman berkenaan strategi penyelesaian masalah yang boleh diaplikasi dalam sesebuah organisasi atau kehidupan peribadi.

1          PENGENALAN

Kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan setiap hari / sepanjang hari : di rumah, di tempat kerja, semasa bermain sehinggalah ke kedai runcit. Setiap orang mesti sekurang-kurangnya pernah sekali dalam kehidupan mereka merasa gembira apabila dapat menyelesaikan masalah tanpa menghadapi banyak atau sedikit kepayahan.

Malangnya, penyelesaian masalah hanyalah satu seni pada ketika ini dan tiada sebarang pendekatan umum yang boleh diambil oleh seseorang untuk menyelesaikan masalah. Secara dasarnya, seseorang mesti meneroka sebarang cara yang mungkin untuk mencari penyelesaian satu demi satu sehingga menemui satu laluan betul ke arah penyelesaiannya.

2          MENTAKRIFKAN MASALAH

Langkah pertama dalam penyelesaian masalah ialah menyatakan masalah supaya setiap orang yang terlibat dalam proses mencari penyelesaian mendapat maklumat serta mempunyai penghargaan dan kefahaman yang betul dan sama mengenai tugas.

Peringkat ini adalah kritikal dan akan mengambil masa dan mungkin melibatkan perbincangan berkumpulan. Sediakan kenyataan masalah ini dan cari seseorang yang boleh dipercayai untuk mengkaji semula dan membincangkannya. Jika masalah ini melibatkan situasi pekerjaan, kaji semula dengan penyelia anda atau jawatankuasa/sumber yang bersesuaian.

            Ambil perhatian mengenai soalan-soalan ini :

§  Apakah masalah yang sedang dihadapi?

§  Adakah ianya masalah saya?

§  Bolehkah saya menyelesaikannya? Adakah ia berbaloi untuk diselesaikan?

§  Adakah ianya masalah sebenar, atau hanya simptom kepada masalah lebih besar?

§  Jika ianya masalah lama, apa yang tidak kena dengan jalan penyelesaian yang lama?

§  Adakah ia memerlukan penyelesaian sekarang atau boleh ditangguhkan?

§  Bolehkah ianya selesai dengan sendiri?

§  Bolehkah saya mengambil risiko untuk tidak mempedulikannya?

§  Apakah syarat yang perlu dipenuhi oleh kaedah penyelesaian itu?

§  Adakah penyelesaiannya memberi kesan kepada sesuatu yang mesti tidak diubah?

3          MENGANALISA PENYEBAB

Bila masalah telah dikenalpasti, langkah seterusnya ialah menganalisa penyebabnya. Analisa penyebab masalah mendahului pencarian penyelesaiannya.

Ambil perhatian soalan-soalan ini :

            Apakah penyebab/penyebab-penyebab masalah ini?

4          MEMBINA ALTERNATIF PENYELESAIAN

Lihat masalah dalam cara yang berbeza iaitu cari perspektif baru yang anda belum fikirkan. Lakukan sumbangsaran atau nota ringkas  mengenai sebarang penyelesaian masalah kerana walau sebodoh mana pun idea yang datang, ianya adalah satu proses penemuan yang baik.

Kaedah lain ialah Nominal Group Technique (NGT), di mana ahli kumpulan menulis idea-idea individu pada sehelai kertas yang akan dipindahkan ke papan putih / flip chart supaya semua ahli kumpulan boleh membincangkannya.

Apabila alternatif telah disenarai atau dipetakan, bukalah kepada sebarang kemungkinan. Buat catatan berkenaan :

o    Maklumat-maklumat yang diperlukan

o    Penyelesaian baru

o    Boleh digabung atau dihapuskan

o    Akan bertentangan

o    Kelihatan menarik atau mempunyai harapan

5          MEMILIH DAN MENJALANKAN PENYELESAIAN TERBAIK

Penyelesaian pertama yang difikirkan oleh seseorang tidak semestinya adalah penyelesaian terbaik walaupun ianya diterima oleh semua orang. Adalah lebih baik memilih penyelesaian berdasarkan kriteria yang sudah diketahui.

            Ambil perhatian mengenai soalan-soalan ini :

§  Sudahkah mengambilkira kebaikan dan keburukan semua penyelesaian yang mungkin?

§  Sudahkah semua penyelesaian yang mungkin dinilai dari segi kesan masing-masing ke atas keseluruhan organisasi, bukan hanya pasukan atau jabatan tertentu?

§  Adakah maklumat yang diperlukan dalam membuat penyelesaian terbaik di antara penyelesaian-penyelesaian alternatif yang lain telah ada?

Buat perancangan untuk melaksanakan:

§  Proses langkah-demi-langkah atau tindakan untuk selesaikan masalah

§  Kenalpasti sumber atau peruntukan

§  Turutan masa untuk pelaksanaan

6          MENILAI KESAN PENYELESAIAN

Peringkat terakhir penyelesaian masalah ialah menilai kesannya. Ia bermakna mengumpul maklumat mengenai sebaik manakah penyelesaian ini telah dijalankan.

Seseorang tidak boleh menganggap dengan hanya mengikut langkah-langkah ini tindakan yang dijalankan akan menyelesaikan masalah. Kesan berterusan hasil daripada kaedah penyelesaian masalah yang dilakukan harus dinilai, sebaiknya dari segi kriteria kejayaan yang boleh diukur yang dipersetujui oleh semua pihak terlibat.

Penilaian penyelesaian berguna samada kesimpulannya positif atau negatif. Tindakbalas yang menunjukkan keputusan adalah sesuai menunjukkan keputusan ini harus diteruskan atau mungkin diaplikasi di tempat lain dalam organisasi. Tindakbalas negatif bermakna samada pelaksanaan memerlukan lebih masa, sumber, usaha, fikiran atau keputusan yang dibuat adalah buruk.