TAJUK / TITLE : KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN OBJEKTIF / OBJECTIVE :
Kumpulan boleh didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang bebas beriteraksi di antara
satu sama lain, di samping berkongsi tujuan dan juga identiti.
Terdapat empat dimensi untuk membentuk kumpulan iaitu:
a) Sebuah kumpulan mesti memiliki dua orang atau lebih ahli.
b) Setiap individu adalah bebas berinteraksi di antara satu sama lain.
c) Setiap individu mesti berkongsi identiti untuk berinteraksi di antara satu sama lain.
d) Setiap individu sama ada lelaki atau perempuan harus diiktiraf sebagai ahli di
dalamkumpulan tersebut.
2. JENIS-JENIS KUMPULAN
Kebanyakan individu yang menganggotai kumpulan mempunyai alasan yang berbeza-beza. Sesetengahnya menganggotai kumpulan untuk kepuasan dirinya. Kumpulan boleh dikategorikan kepada dua iaitu kumpulan formal dan tidak formal.
2.1 Kumpulan Formal
Kumpulan formal merupakan sebuah kumpulan yang ditubuhkan untuk meningkatkan produktiviti kerja. la juga mungkin dipanggil sebagai sebuah pasukan atau sebuah jawatankuasa kumpulan kerja. Selain itu, kumpulan formal adalah satu kumpulan yang mempunyai tujuan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan pencapaian objektif organisasi. Kumpulan-kumpulan formal secara amnya berkongsi maklumat, memberi panduan kepada orang lain, mencapai keuntungan bersama dan kadangkala membuat keputusan bersama.
Kumpulan-kumpulan formal selalunya merupakan sebahagian daripada struktur organisasi. Kumpulan formal lebih cenderung kepada struktur yang rasional berbanding dengan kumpulan tidak formal. Biasanya seorang ahli akan dilantik menjadi ketua dan bertanggungjawab memastikan bahawa setiap ahli dalam kumpulan formal menjalankan tugas mereka.
2.2 Kumpulan Tidak Formal
Di dalam teori Hirarki Maslow, perasaan untuk dimiliki dan memiliki adalah merupakan satu motivasi yang mempunyai kuasa yang paling tinggi. Setiap orang mahu keperluan yang terbaik, keperluan untuk disukai, dan keperluan untuk bersahabat. Kumpulan tidak formal merupakan sebuah kumpulan yang telah berkembang kerana ia membolehkan ahlinya berkongsi aktiviti, saling bertindak di antara satu sama lain dan mempunyai sentimen di kalangan ahli-ahli. Tujuan kumpulan tidak formal adalah memenuhi keperluan peribadi ahli-ahlinya. lanya mungkin berbentuk dalam memberi sokongan, penentangan atau menghala ke arah ciri-ciri objektif organisasi.
PERSEKITARAN KUMPULAN YANG BARU
Organisasi telah pun menggunakan kumpulan dengan begitu lama. Pada hari ini, kumpulan bergabung dengan struktur organisasi dengan lebih menyeluruh dan kuasanya dipertingkatkan. Pengurus-pengurus menyedari bahawa apa jua kumpulan boleh memberi kebaikan persaingan dan mempertingkatkan prestasi organisasi. Mereka juga menyedari bahawa potensi kumpulan jauh lebih besar daripada potensi individu.
Jadual 1 menggariskan beberapa perbezaan bagaimana kumpulan diurus dalam persekitaran tradisi dan persekitaran baru. AhIi-ahli organisasi lebih banyak melibatkan diri, dilatih dengan lebih baik, kerjasama dipertingkatkan dan lebih penting lagi ialah mereka boleh berkeria sambil belajar.
Kecenderungan hari ini menghala kepada kumpulan urus-sendiri, di mana pekerja-pekerja dilatih untuk membuat semua atau kebanyakan kerja dalam unit-unit tertentu. Penyelia tidak menyelia mereka secara langsung dan memberi ahli kumpulan membuat keputusan sendiri. Kumpulan urus-sendiri seringkali didapati dalam pengeluaran. Berbanding dengan kumpulan urus-tradisi, kumpulan urus-sendiri kelihatan lebih produktif, mempunyai kos yang lebih rendah, memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan, kualiti lebih tinggi, mempunyal rekod yang lebih selamat dan lebih memuaskan ahli-ahli organisasi.
Persekitaran Tradisi
Pengurus menentu dan
merancang kerja.
Pentakrifan kerja terhad.
Kebanyakan maklumat adalah aset pengurusan.
Latihan untuk ahli bukan
pengurusan lebih
menumpu kepada kemahiran teknikal.
Persekitaran Baru
Pengurus dan ahli kumpulan bersama-sama
menentu dan merancang kerja. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk sesuatu kerja
dinyatakan.
Kebanyakan maklumat dikongsi bersama.
Latihan pentadbiran, antara perseorangan dan teknikal
diperlukan untuk pembelajaran yang berterusan.
Jadual 1 : Perbezaan Antara Persekitaran Tradisi Dan Baru
KEBERKESANAN DAN MASALAH DALAM KUMPULAN
Keberkesanan kumpulan adalah dinilai berdasarkan kepada tiga kriteria iaitu:-
a) Fokus pencapaian
b) Sumbangan ahli-ahli
c) Sekatan dalam kumpulan
4.1 Fokus pencapaian
Kunci kejayaan kepada kerja berpasukan yang efektif adalah ahli-ahli kumpulan yang mempunyai komitmen untuk mencapai satu matlamat yang sama. Kumpulan yang cemerlang juga mestilah mempunyai persefahaman. Tanpa kesefahaman dan komitmen, kumpulan hanya sekadar terdiri daripada sekumpulan individu yang tidak bekerjasama antara satu sama lain. Dengan adanya matlamat yang jelas dan memiliki kekuatan kumpulan, akan mendorong ahli-ahli kumpulan bekerja di dalam satu kumpulan yang bersemangat dan mempunyai keupayaan untuk mencapai kejayaan yang luar biasa.
Oleh yang demikian, matlamat kumpulan mestilah khusus dan boleh diukur prestasinya. Kumpulan yang mempunyai matlamat pencapaian akan membantu untuk menetapkan dan membezakan keluaran kumpulan, menggalakkan komunikasi di antara ahli-ahli kumpulan, memberi tenaga dan semangat kepada ahli-ahli kumpulan, mendorong ahli-ahli kumpulan dan memberikan maklumbalas di dalam proses kemajuan.
Kumpulan terbaik yang berdasarkan sistem pengukuran akan memberitahu pihak atasan mengenai pencapaian kumpulan dan akan membantu kumpulan di dalam memahami proses-proses yang dijalankan. Kumpulan tersebut memainkan peranan penting di dalam memimpin dan membentuk sistem pengukuran. Ini merupakan satu petunjuk sama ada kumpulan diberi kuasa atau sebaliknya
4.2 Sumbangan ahli-ahli.
Ahli-ahli kumpulan perlu menyedari kepuasan yang akan mereka perolehi daripada kerja berkumpulan. Setiap ahli kumpulan akan berasa gembira kerana berpeluang untuk mnyertai kumpulan
Dengan itu adalah penting untuk membentuk satu kumpulan yang terdiri daripada individu
yang mempunyai kemahiran pelbagai dan terdiri daripada etnik dan bangsa yang berlainan
kerana ia akan lebih menggerakkan kumpulan tersebut. Setiap individu mempunyai idea-idea
yang tersendiri disebabkan latarbelakang mereka yang berbeza. Ini akan memberikan identiti
yang tinggi kepada kumpulan tersebut, kepentingan, autonomi dan maklumbalas pencapaian
yang baik.
Selain itu, setiap semua kumpulan mestilah bekerja dengan bersungguh-sungguh, memberikan sumbangan mereka kepada kumpulan dan bertanggungjawab bukan hanya kepada majikan sahaja tetapi juga kepada ahli-ahli kumpulan. Ini merupakan satu aspek yang penting di dalam kerja berpasukan. Rasa tanggungjawab ini akan memberikan kepercayaan kepada ahli-ahli kumpulan dan membawa komitmen yang baik di dalam kumpulan.
Ahli-ahli kumpulan perlu mengekalkan komitmen mereka untuk bekerjasama. Kumpulan yang efektif tidak akan berpecah-belah atau dibubarkan membuat satu projek yang amat sukar. Sebaliknya, ahli-ahli kumpulan berasa gembira kerana mereka telah menyertai kumpulan tersebut. Dengan kata lain, kumpulan yang efektif adalah berkekalan dan mempunyai prospek yang baik untuk mengulangi kejayaan pada masa depan.
Kumpulan yang baik akan membentuk satu kesefahaman di kalangan ahli-ahlinya. Mereka
akan berbincang sesama sendiri dan mencapai satu komitmen tentang bagaimana tugas dan
peranan masing-masing diagih-agihkan serta bagaimana pula kumpulan mereka akan
membuat keputusan. Dengan itu, kumpulan yang baik mestilah sentiasa memeriksa
pencapaian kumpulan mereka dan sedia untuk membuat perubahan di dalam keadaan yang
sesuai.
4.3 Sekatan Dalam Kumpulan
Kumpulan adalah suatu perhubungan di antara satu sama lain dimana berlakunya pertukaran idea yang tiada kaitan dengan individu, sosial, agama dan latarbelakang keluarga. Mereka bekerjasama dalam melaksanakan tugas atau aktiviti harian, berbincang dalam kumpulan yang kecil dan mengadakan sumbangan. Ini memberi peluang kepada mereka untuk mendapat maklumbalas daripada ahli kumpulan bagi memastikan ianya menepati dengan konsep kumpulan dan pasukan yang mahukan penyertaan semua.
Tetapi tidak dinafikan terdapat juga pandangan negatif keputusan yang dibuat oleh kumpulan, kerapkali adalah lebih baik daripada keputusan yang dibuat oleh individu tetapi terdapat pengecualiannya. Terdapat tiga aspek kumpulan yang negatif yang dapat dikenalpasti. Antara aspek tersebut ialah masalah penyelarasan, tekanan terhadap keseragaman dan tenggelam di dalam kumpulan.
Kegagalan, sesuatu kumpulan adalah suatu kejadian yang biasa, disebabkan kurang pendedahan dalam aspek disiplin kendiri serta tanggungjawab individu kepada ahli-ahli kumpulan. Walau bagaimanapun, faktor kegagalan yang paling dominan adalah dari segi saiz sesuatu kumpulan. Kerja berkumpulan paling cekap dengan bilangan ahli yang kecil sahaja. Semakin besar sesuatu kumpulan, semakin besar kemungkinan menemui kegagalan. Halangan lain seperti masalah berinteraksi turut menjadi faktor yang melumpuhkan sesuatu organisasi berkumpulan.
5. ISU DAN MASALAH
Perubahan dalam kumpulan kerja mempengaruhi tingkahlaku kumpulan dan persekitaran kumpulan.
5.1 Faktor Personel
Dua keperluan yang mempengaruhi rekabentuk kerja adalah keperluan sosial dan keperluan perkembangan diri. Dalam konteks ini apabila keperluan sosial tinggi maka rekabentuk keria perlu berasaskan kumpulan.
5.2 Faktor Persekitaran
Situasi kerja berpasangan akan mengambil masa yang lebih pendek berbanding melakukannya secara bersendirian. Oleh itu, kumpulan memainkan peranan penting dalam menjadikan tugas lebih mudah dan menarik. Tujuan utama adalah menghasilkan tugas yang menjimatkan masa, tenaga kerja, penggunaan bahan mentah dan seterusnya membawa kepada penghasilan produk atau perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.
Kumpulan boleh direkabentuk melalui:
a) Kumpulan Kerja Autonomi
Pengkaji sistem sosioteknikal berpendapat kumpulan kerja autonomi dapat bertukar tugas untuk meningkatkan kemahiran dan bekerjasama menghasilkan kerja yang bermakna dan mendapat maklumbalas mengenai prestasi tugas.
b) Kumpulan Kerja Bersepadu
Kumpulan ini secara keseluruhan kerjanya di bawah penyeliaan seorang penyelia dan ahli-ahlinya melakukan tugas secara bergilir-gilir. Contohnya, Matshusita berjaya memperkenalkan sistem ini sehingga menghasilkan tenaga pekerja yang mahir dan sedia menghadapi cabaran baru.
6. NORMA DALAM KUMPULAN DAN PASUKAN
Norma adalah satu peraturan tidak formal yang menggambarkan kelakuan yang dikongsi bersama secara meluas oleh ahli-ahli kumpulan. Satu set peraturan kelakuan yang piawai akan ditentukan mengikut keperluan-keperluan yang khusus. Norma dalam pasukan akan mengutarakan pelbagai aspek. Diantaranya adalah berapa banyakkah sumbangan yang akan diberikan oleh ahli pasukan? Apakah pakaian mereka? Apakah makanan mereka? Perasaan ahli pasukan terhadap organisasi dan bagaimana ahli pasukan akan berunding dengan pengurus personel?
Dari pandangan organisasi, norma, boleh menjadi positif atau negatif. Dalam sesetengah kumpulan semua orang bekerja keras. Dalam kumpulan lain pula, pekerja-pekerja adalah anti pengurusan dan cuba mengelakkan daripada melakukan kerja. Sesuatu norma seharusnya menggalakkan pekerja-pekerjanya untuk memuji atau mengkritik syarikatnya cara terbuka.
Sesuatu norma boleh memberi garis panduan kepada individu untuk sikap terbuka, jujur dan menghormati pendapat orang lain atau mengelakkan daripada hadapi isu-isu penting dan mengumpat di belakang orang lain. Ahli-ahli kumpulan mengambil berat mengenai amalan keselamatan yang lemah, penyalahgunaan dadah dan alkohol serta kecurian yang dilakukan oleh pekerja.
6.1 Kriteria Utama Dalam Norma Kumpulan
Amnya norma dalam satu kumpulan akan wujud apabila terdapat tiga kriteria yang digabungkan. Kriteria-kriteria tersebut adalah seperti berikut:
a) Kelakuan Piawai Bagi Ahli Kumpulan
Ahli-ahli kumpulan mesti mempunyai kesedaran bahawa mereka perlu menyumbangkan tenaga dan usaha mereka dalam suatu organisasi. Perasaan ini harus wujud di dalam diri mereka tanpa sebarang paksaan. Contohnya bagi pekerja-pekerja di Bank Simpanan Nasional, mereka bukan sahaja membuat tugas harian, malah mereka juga telah mengambil inisiatif untuk membantu para pelanggan dalam pelbagai aspek seperti dari segi khidmat nasihat.
b) Ahli Kumpulan Mestilah Bersetuju Ke Atas Piawai Kelakuan Yang Telah
Ditetapkan
Ini tidak bermakna bahawa semua ahli kumpulan harus bersetuju secara sepenuhnya. Sekiranya ahli-ahli kumpulan tersebut didapati mempunyai banyak pendapat mengenai jumlah sumbangan yang patut diberikan kepada organisasi, maka kumpulan ini dikatakan tidak mempunyai norma produktiviti.
c) Sistem Pemberian Ganjaran Dan Hukuman
Setiap individu seharusnya menyedari bahawa kewujudan kumpulan adalah berdasarkan sistem pemberian ganjaran dan hukuman. Ganjaran akan diberikan kepada ahli yang mempunyai tahap sumbangan yang amat cemerlang manakala hukuman akan diberikan kepada mereka yang mengingkari peraturan organisasi.
6.2 Faktor-Faktor Kewujudan Norma Dalam Organisasi
Secara amnya didapati pembentukan norma wujud apabila terdapat satu atau lebih daripada empat faktor bergabung. Di antara faktor-faktornya adalah seperti berikut:
a) Penyata Eksplisit
Sebagai contohnya, pengurus dan pekerja yang mempunyai penyata yang jelas dengan tujuan untuk membentuk peraturan supaya kumpulan tersebut dapat mencapai matlamat mereka. Katakanlah pihak organisasi telah memutuskan bahawa merokok adalah dilarang sama sekali terutamanya di pusat pemprosesan PETRONAS. Sekiranya ketua kumpulan dan ahli-ahli kumpulan bersama-sama menjayakan peraturan ini, maka peraturan ini akan menjadi peraturan formal bagi organisasi tersebut dalam jangka masa yang panjang.
b) Kelakuan Pertama
Kelakuan yang pertama dalam kumpulan boleh juga menjadi pembentukan suatu
norma. Sebagai contoh, kedudukan tempat duduk ahil dalam suatu mesyuarat.
Mereka akan terus duduk di tempat yang sama pada mesyuarat yang akan datang.
Lambat-laun la akan menjadi suatu norma dalam kumpulan. Kedudukan tempat duduk
ahli-ahli juga akan menentukan dengan siapakah seseorang itu harus bercakap atau
berinteraksi
c) Kepentingan Pemberian Ganjaran dan Hukuman
Keberkesanan suatu hukuman lazimnya akan bergantung kepada kepentingan pemberian ganjaran dan hukuman kepada ahil-ahli kumpulan dan kebarangkalian bahawa ia akan diaplikasikan. AhIi kumpulan masih boleh mengendahkan norma kumpulan sekiranya mereka menganggap bahawa mereka boleh melepaskan diri daripada hukuman.
7. KEAKRABAN
Keakraban merupakan salah satu ciri yang penting bagi kumpulan. Keakraban kumpulan merujuk kepada betapa penting daya tarikan kumpulan ke atas para anggotanya, betapa penting untuk menggerakkan atau memotivasikan para anggotanya supaya kekal dalam kumpulan dan sejauh mana mereka mempengaruhi satu sama lain. Terdapat dua alasan utama mengapa keakraban adalah penting.
a) Ia mewujudkan kepuasan kepada para anggota kumpulan. Dalam sebuah kumpulan
yang ada ikatan yang erat, para anggota dapat berkomunikasi antara satu sama lain.
Mereka merasakan bahawa mereka, adalah sebahagian daripada kumpulan.
Sekiranya tugas mereka tidak dilaksanakan dengan sempurna, atau organisasi bersifat menekan, mereka, masih memperolehi kepuasan dengan bekerja bersama rakan-rakan sekerja yang disukai.
b) Keakraban mempunyai pengaruh yang besar terhadap prestasi. Penggemar-
penggemar sukan sentiasa terdedah kepada keadaan ini. Apabila kumpulan yang
digemari menang, pemain-pemain menjadi bertambah rapat, dan saling mengetahui
cara permainan masing-masing. Sebaliknya, kegagalan merupakan tanda pergaduhan dan perpisahan.
Keakraban kumpulan berkemungkinan juga boleh menghancurkan organisasi, misalnya apabila mereka mensabotaj bahagian pemasangan, berhenti kerja, atau bertindak menurunkan prestasi mereka. Bilakah keakraban yang tinggi membawa kepada prestasi yang baik atau buruk? Ini bergantung pada tugas dan sama ada kumpulan itu mempunyai prestasi yang tinggi atau rendah.
7.1 Menjalin Keakraban Dan Norma Prestasi Tinggi
Pengurus haruslah membentuk satu kumpulan yang bekerjasama dan mempunyai tahap
pencapaian yang tinggi. Tindakan berikut dapat membantu membentuk kumpulan tersebut.
a) Pengambilan pekerja yang mempunyai tingkah laku, nilai dan latar belakang yang
sama.
Individu yang sama sifatnya, lebih mudah bergaul antara satu sama lain. Walau bagaimanapun, adalah tidak sesuai untuk berbuat demikian sekiranya tugas sesebuah kumpulan memerlukan input dan kemahiran yang berbeza. Misalnya, jawatankuasa dan badan yang seragam secara relatif akan membuat keputusan yang lemah kerana, ia kekurangan maklumat dan pandangan yang berbeza. Ia juga mungkin dipengaruhi oleh semangat kumpulan atau fikiran kumpulan.
b) Mengekalkan standard sosialisasi dan syarat kemasukan yang tinggi.
Kumpulan dan organisasi yang susah untuk disertai adalah lebih berprestij. Individu yang berjaya melalui temuduga pemilihan atau proses latihan yang sukar akan berasa bangga dengan pencapaian mereka dan berasa rapat dengan kumpulan.
c) Kekalkan kumpulan kecil (tetapi mampu untuk melaksanakan kerja yang besar)
Semakin besar sesebuah kumpulan, ahli kumpulan merasa semakin kurang penting. Kumpulan kecil membuat individu merasakan seperti penyumbang besar.
d) Bantu kumpulan berjaya dan mengumumkan kejayaannya.
Jadi pemimpin yang memudahkan peluang kejayaan. Pengalaman kemenangan akan
merapatkan hubungan antara ahli-ahli kumpulan. Sekiranya anda memberitahu orang
yang bejawatan lebih tinggi mengenai kejayaan kumpulan anda, ahli-ahli akan merasa
bahawa mereka adalah sebahagian daripada satu unit yang penting dan berprestij.
Kumpulan yang berada dalam rekod pencapaian baik akan terus maju, dan begitulah
sebaliknya.
e) Jadilah pemimpin yang aktif
Penglibatan dalam membuat keputusan membolehkan ahli kumpulan menjadi lebih rapat di antara satu sama lain dan menuju ke arah pancapaian matlamat. Terlalu banyak keputusan “autokratik” akan mengasingkan kumpulan daripada pengurusan.
f) Terima cabaran luaran
Tarikh tugas patut disiapkan perlu dinyatakan bagi memaksa kumpulan bekerjasama bagi menghabiskan kerja dalam masa ditetapkan. Tambahan pula, persaingan antara kumpulan membuatkan ahli-ahlinya bekerjasama untuk menewaskan musuh.
g) Berikan ganjaran berdasarkan pencapaian kumpulan
Pastikan kumpulan yang mempunyai pencapaian tinggi akan mendapat ganjaran yang sepatutnya. Ini akan menggalakkan ahli kumpulan supaya menjadi lebih erat untuk terus maju dan mendapat ganjaran.
8. FUNGSI KUMPULAN DAN PASUKAN
Keberkesanan kumpulan adalah bergantung kepada watak dan fungsi untuk mengekalkan kumpulan. Menurut seorang cendekiawan, "Satu pasukan bolasepak yang baik mesti mempunyai kemahiran dalam 'blocking' dan 'tackling' serta mampu untuk mempamerkan corak permainan bertahan dan menyerang secara fleksibel tetapi semangat dan kerjasama pasukan adalah saling bergantungan antara satu sama lain, dan mesti wujud pada tahap yang tinggi untuk mencapai kejayaan.
Fungsi tugas merujuk kepada perkara-perkara yang berkait secara langsung dalam penyempurnaan tugas dengan berkesan. Dari perspektif pengurusan, terdapat beberapa fungsi yang penting.
a) Permulaan aktiviti
Mencadangkan idea, mengenalpasti masalah, mencadangkan pendekatan dan menyelesaikan masalah.
b) Pencarian maklumat
Bertanya mengenai idea, cadangan, maklumat atau fakta.
c) Pemberian maklumat
Menawar dan menerangkan pendapat berkenaan dengan masalah, cadangan dan penyelesaian.
d) Penghuraian
Mengkelas, menerangkan dan mengembangkan makna dan fahaman mengenai konsep dan akibat yang terhasil.
e) Penyelarasan
Menarik perhatian terhadap aktiviti perhubungan.
f) Perumusan
Mengumpulkan semua idea dan cadangan yang berkaitan.
g) Percubaan
Pembelajaran amalan yang digunakan dalam idea dan cadangan
h) Pentaksiran
Mengukur pencapaian dan keberkesanannya.
i) Penerangan pendapat
Penerangan pendapat mengenai masalah, cadangan dan penyelesaian.
j) Pengenalan masalah
Meramal dan mengenalpasti masalah serta mengambil langkah seterusnya.
9. PERANAN KUMPULAN KERJA DALAM SUATU ORGANISASI
9.1 Mendalamkan Pengetahuan Dalam Suatu Bidang Kerja
Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripada idea individu. Apabila satu aspek dibentangkan dalam kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akan membantu ketua kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan juga individu yang tidak mahir atau pakar dalam pelbagai bidang, akan membuatkan keputusan yang diambil berkemungkinan besar adalah tidak rasional. Contohnya untuk mengeluarkan kereta PROTON SAGA, satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja dan melaksanakan projeknya. Ini akhirnya telah membuahkan hasil yang lebih baik.
Kumpulan juga ada mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli di dalam kumpulan harus dipilih dan diberi latihan supaya mereka dapat memberi sumbangan kepada kumpulan. Kemahiran yang diperlukan oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau kefungsian, penyelesaian masalah, membuat keputusan dan kemahiran berkomunikasi. Sesetengah pengurus dan kumpulan membuat kesilapan dengan menekankan beberapa kemahiran tertentu sahaja dan mengabaikan yang lain. Adalah amat penting kemahiran tersebut dikuasai dan dikembangkan di kalangan ahli kumpulan. Contohnya, K Shoes Ltd melatih ahli-ahli kumpulannya untuk mengetahui keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan ikatan pembekal dan pengurusan peruncitan.
9.2 Mewujudkan Pelbagai Strategi Dalam Penyelesaian Masalah
Apabila bekerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini, mereka akan menjadi lebih arif dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan mempengaruhl ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka.
Dalam perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah.
Contohnya, dalam masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar ekonomi yang tinggi.
9.3 Membantu Meningkatkan Produktiviti
Seseorang dalam kumpulan yang telah mempengaruhi dalam membuat keputusan, akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding ahli-ahli lain. Ini akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat dengan sukarela. Hasil kerja ini jauh berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu pekerjaan.
9.4 Membantu Untuk Menjimatkan Masa
Biasanya pengkhususan akan wujud dalam suatu kumpulan kerja. Tugas-tugas akan dibahagikan kepada ahli-ahli kumpulan berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka. Ini sudah tentu menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana masing-masing sudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akan menjadi lebih baik.
10. FUNGSI PENYELENGGARAAN
Fungsi penyelenggaraan kumpulan mengenai kepimpinan tertumpu ke atas aktiviti-aktiviti penting dalam kumpulan untuk meneruskan kerjasama ke arah pencapaian matlamat.
Beberapa fungsi yang penting adalah seperti berikut:
a) Dorongan
Perhormatan dan bantuan sumbangan kepada yang lain.
b) Penjagaan
Penyusunan sumbangan supaya semua dapat memberikan sumbangan.
c) Penetapan standard
Memajukan standard bagi kumpulan untuk digunakan dalam penilaian prosedur dan penyelesaian masalah.
d) Pelanjutan
Bersetuju dan mengikuti idea-idea kumpulan yang lain dan melayankan diri sebagai pendengar bagi idea dan cadangan.
e) Penyataan perasaan kumpulan
Menghuraikan dan menyatakan perasaan kumpulan.
f) Penaksiran
Mencuba keputusan kumpulan berbanding dengan standard dan matlamat kumpulan.
g) Penyelarasan
Sebagai pendamai dan pengantara konflik pendapat.
h) Pengurangan tekanan
Membuang perasaan negatif dan membetulkan keadaan.
Oleh yang demikian, fungsi penyelenggaraan menumpukan kepada elemen-elemen yang mempengaruhi kerjasama dan kerja kumpulan. Kedua-dua fungsi ini adalah kritikal kepada keberkesanan pemprosesan keputusan kumpulan. Dalam erti kata lain, persembahan fungsi ini adalah satu cara untuk mengurus proses kumpulan supaya keadaan kumpulan adalah dikawal dengan baik.
Mitos yang paling biasa dalam pendapat kita mengenai pemprosesan keputusan kumpulan adalah tanggungjawab ketua kumpulan untuk melakukan fungsi ini. la adalah tanggungjawab ketua kumpulan untuk memastikan kedua-dua fungsi ini dilakukan, tetapi kesudahannya adalah fungsi-fungsi ini disempurnakan sendiri oleh setiap ahli dalam kumpulan. Ahli kumpulan yang berkesan bukan sahaja memberikan sumbangan kepada kumpulan malah menguruskan pemprosesan kumpulan.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan