Perisian Aplikasi Yang Bersesuaian

TAJUK :           PERISIAN APLIKASI YANG BERSESUAIAN

TUJUAN:           Kertas Penerangan ini bertujuan supaya pelatih akan mengetahui bagaimana memilih perisian aplikasi yang bersesuaian mengikut jenis data mereka.

1          MEMILIH PROGRAM UNTUK MENAIP DOKUMEN

Untuk menulis satu dokumen, pemilihan program yang bersesuaian ialah berdasarkan bagaimana kompleksnya dokumen tersebut. Begitu juga dengan jenis format yang diperlukan, samada dokumen itu melibatkan grafik atau jadual atau berapa besarnya dokumen tersebut.

Terdapat banyak jenis program pemproses: (iaitu Microsoft: Notepad, WordPad, MS Office. Linux: Open Office). Setiapnya memberikan keupayaan asas untuk menyunting teks, tetapi tugasan yang lebih baik adalah pada penyunting yang berbeza.

Untuk memilih aplikasi yang bersesuaian, kita mesti terlebih dahulu memerhatikan jenis data yang akan diproses dan dihasilkan.

1.1        Teks

Beberapa program hanya memberikan kebanyakan asas memformat teks dan hanya boleh memberikan tulisan (font) dan memasukkan langkau (tab). Tulisan akan digunakan pada keseluruhan dokumen, bukan hanya pada perenggan atau ayat individu, dan tidak disimpan ke dalam fail. Jika seseorang melihat fail ini pada komputer lain, hanya tulisan yang ada sahaja akan kelihatan.

Bagaimanapun, terdapat aplikasi yang membenarkan penghasikan dokumen yang lebih kompleks dengan menggunakan sepenuhnya keupayaan  pemproses perkataan. Tulisan boleh diubah pada keseluruhan dokumen atau hanya satu perkataan dalam dokumen itu. Dengan satu klik, bullet boleh dimasukkan ke dalam teks atau menyelaraskan perenggan ke kiri atau ke kanan. Semua format ini disimpan dalam dokumen, jadi sesiapa sahaja yang membukanya, ia akan kelihatan seperti yang telah dibuat oleh pengguna yang membuatnya. Pilihan format teks yang lain adalah seperti menomborkan barisan teks secara automatik, membuat kolum atau memasukkan kerangka.

            1.2        Grafik

Aplikasi menyunting teks yang mudah tidak melibatkan grafik. Bagaimanapun hampir semua pemproses perkataan mempunyai fungsi grafik. Grafik dimasukkan ke dalam dokumen dan dibaiki dengan hubungan atau membenamkan ia ke dalam dokumen.

Grafik dan data media boleh dimanipulasi seperti memotong, mengubah saiz dan warna, menambah kesan khas kepada grafik atau menukar format kepada format lebih padat (seperti dari *.gif kepada *.jpg atau *.bmp).

Peralatan menulis boleh juga digunakan untuk memanipulasi grafik dan juga mencipta grafik baru.

            1.3        Nombor

Jika data dalam bentuk data statistik atau memerlukan operasi matematik, program paling sesuai digunakan adalah yang melibatkan penyuntingan helaian. Senarai boleh dibuat dalam helaian kerja (worksheet) untuk mengumpul dan bertindak hanya pada data berkenaan. Senarai boleh dibuat berdasarkan data yang telah sedia ada atau dicipta dari satu senarai julat kosong. Bila satu julat dipilih sebagai satu senarai, data boleh diuruskan dan dianalisa dengan mudah tanpa bergantung kepada data-data lain di luar senarai.

            1.4        HTML dan Laman Web

Banyak pemproses perkataan memberikan perkakasan tambahan atau converters untuk membantu mencipta dokumen HTML. HTML boleh digunakan untuk memasukkan teks dan grafik ke dalam laman web. Tidak semua pemproses perkataan atau converters mempunyai kod HTML. Oleh itu, pengguna boleh menggunakan penyunting teks primitif untuk menyuting kod laman web.

1.5        Jadual

Jika terdapat keperluan menggunakan jadual, dokumen masih lagi boleh dibuat menggunakan pemproses perkataan. Kebanyakan pemproses perkataan akan mengasingkan kolum dan barisan dan secara automatik membungkus teks dalam kolum.

2          TETAPAN HALAMAN (PAGE SETUP)

Asas tetapan halaman digunakan untuk menetapkan margin, menambah kepala halaman (header) dan kaki halaman (footer), dan untuk mengubah orientasi dokumen samada dicetak secara memanjang atau melebar. Ia digunakan untuk sebarang format atau data dan boleh ditetapkan dalam sebarang penyunting data.

3          DOKUMEN BESAR

Lebih sulit dokumen, lebih panjang masa diambil untuk membuka dan membaikinya. Pemproses perkataan digunakan untuk dokumen yang lebih mendalam dan besar. Pemproses perkataan memberikan lebih kawalan terhadap dokumen berbanding penyunting teks asas. Biasanya nota kaki dan anotasi boleh ditambah dan boleh juga menghasilkan isi kandungan untuk dokumen. Kebanyakan pemproses perkataan memberikan macro dan template untuk membantu tugasan yang berulang secara automatik, seperti menaip nama atau memformat headings. Biasanya pemproses perkataan akan memeriksa ejaan dan tatabahasa secara automatik di dalam dokumen.

4          SOKONGAN OPERASI SILANG-OPERASI (CROSS-OPERATING SYSTEM SUPPORT)

Notepad ialah penyunting teks asas yang paling biasa digunakan untuk melihat atau mengedit fail .txt, seperti fail Readme.txt yang diberikan oleh perisian Windows. Fail text-only menjadi kritikal apabila berkongsi dokumen dengan seseorang yang menggunakan sistem operasi yang lain seperti Macintosh atau UNIX. WordPad juga membenarkan penyimpanan fail seperti dokumen Word, jadi fail boleh dibuat dalam Word walaupun jika penggunanya tidak mempunyai program tersebut.

5          PELBAGAI BAHASA (MULTIPLE LANGUAGES)

Kebanyakan pemproses perkataan juga membenarkan fail dismpan dalam berbagai-bagai format. Ada yang memberikan sokongan untuk pelbagai bahasa, termasuk beberapa kamus untuk memeriksa ejaan. Ada pemproses perkataan membenarkan fail disimpan dalam format berbeza seperti Unicode, memberikan lebih fleksibiliti apabila bekerja dengan dokumen yang menggunakan set karektor yang berbeza atau dokumen yang dicipta oleh program lain.

6          SOKONGAN DATA

Menghapus atau membuat pembahagian (volume) memusnahkan sebarang data yang telah sedia ada. Pastikan membuat sokongan kandungan cakera sebelum itu. Seperti juga sebarang perubahan besar dalam kandungan cakera, keseluruhan kandungan cakera keras mesti disokong sebelum membuat pembahagian atau volume, walaupun pengguna tidak bercadang untuk membuat sebarang perubahan kepada satu atau lebih pembahagiannya (volume).

6.1        SOKONGAN FAIL DAN FOLDER

Sokongan membolehkan pengguna menyokong data kepada fail atau pita. Apabila membuat sokongan data kepada fail, pengguna perlu membuat nama fail dan lokasi fail untuk disimpan. Fail sokongan biasanya mempunyai extension .bkf, tetapi ianya boleh diubah kepada sebarang extension. Fail sokongan boleh disimpan dalam cakera keras, cakera liut, atau sebarang media boleh pindah atau tidak boleh pindah dimana fail boleh dismpan.

Apabila pengguna membuat sokongan pada pita, dia mesti mempunyai peranti pita yang bersambung kepada komputer. Pita diuruskan oleh Removable Storage. Walaupun sokongan bekerja bersama dengan Removable Storage, pengguna mungkin mesti menggunakan Removable Storage untuk melakukan tugasan maintenance tertentu, seperti menyedia dan mengeluarkan pita.

Berikut adalah penerangan langkah-langkah utama yang terlibat dalam operasi sokongan yang ringkas:

(a)           Memilih fail, folder, dan pemacu untuk sokongan

Sokongan menyediakan pandangan pokok pemacu, fail dan folder di dalam computer, yang boleh diguna untuk memilih fail dan folder untuk sokongan.

(b)           Memilih media penyimpanan atau lokasi fail untuk menyokong data

Sokongan menyediakan dua pilihan untuk memilih media penyimpanan:

i           Data sokongan kepada satu fail pada satu perkakasan penyimpanan. Perkakasan ini boleh jadi cakera keras, cakera ZIP, atau sebarang jenis media boleh pindah dan tidak boleh pindah di mana pengguna boleh menyimpan fail.

ii           Data sokongan kepada perkakasan pita. Pilihan ini ada hanya jika pengguna mempunyai perkakasan pita yang dipasangkan pada komputernya atau disambung kepadanya. Jika data disokong kepada perkakasan pita, media ini haruslah diurus oleh Removable Storage. Jenis sokongan termasuklah salin (copy), setiap hari (daily), pembezaan  (differential), penambahan (incremental), dan normal.